Nhà khoa học Harvard chia sẻ mẹo giúp rèn luyện kỹ năng viết lách

Dưới đây là chia sẻ của bà Juliette Han - nhà thần kinh học đến từ Đại học Harvard (Mỹ): 

"Tôi là một người hướng nội. Khi nhận công việc đầu tiên, tôi đã rất lo lắng vì bản thân thường gặp khó khăn trong giao tiếp. Nhưng sau đó, tôi nhận ra rằng không cần ép mình hướng ngoại.

Thông thường, kỹ năng viết lách không được đánh giá cao, nhưng đây là ưu điểm rất lớn của người hướng nội và tôi tin rằng bất kỳ người thành công nào cũng cần đến kỹ năng này.

Nếu là một người viết khéo léo và chỉn chu thì bạn sẽ trở nên tự tin trong những lần giao tiếp. Đó có thể là giao tiếp qua email, trong những cuộc tán gẫu hay thậm chí là phát biểu trước đám đông.

Dưới đây là một vài lời khuyên của tôi:

Chọn hình thức diễn đạt phù hợp

Trước khi đề xuất ý tưởng hoặc đưa ra yêu cầu, hãy tính đến cả vấn đề hình thức cho những thông tin mà bạn muốn truyền đạt. Nếu đang chia sẻ những dữ liệu phức tạp thì một bản PowerPoint với các biểu đồ và hình ảnh sẽ là một ý tưởng không tồi.

Các gạch đầu dòng là một cách tuyệt vời để người đọc tập trung và tiếp nhận thông tin dễ dàng. Bạn có thể triển khai các gạch đầu dòng theo quy tắc STAR: Situation (hoàn cảnh), Task (nhiệm vụ), Action (hành động) và Result (kết quả).

Tránh dùng các từ ngữ chuyên ngành

Những vấn đề càng phức tạp thì ngôn từ lại càng phải đơn giản, dễ hiểu. Nên hạn chế tối đa những từ ngữ chuyên ngành, cho dù bạn có sử dụng chúng thường xuyên và cảm thấy quen thuộc như thế nào.

Bạn có thể sử dụng các thiết kế đồ họa hoặc những thứ tương tự như vậy để làm rõ ý kiến của mình. Tôi đã từng thấy một giám đốc thuyết trình về kế hoạch tài chính chiến lược với giống như một cuốn sách thiếu nhi vậy.

Tuy nhiên, hãy tránh dài dòng và màu mè, chúng có thể khiến người nghe xao nhãng. Hãy đưa những thông tin phụ, không quan trọng vào phần cuối bài trình bày của bạn.

Quan tâm đến trải nghiệm của người nghe

Người nhận có thể đã có quá nhiều email và tài liệu cần xử lý trong một ngày. Vì vậy, hãy lưu ý những điểm sau mỗi khi gửi tài liệu:

- Nói về lý do mà bạn gửi tài liệu, ví dụ: "Liên quan đến buổi họp ngày hôm qua…"

- Định dạng email sao cho dễ nhìn trên điện thoại, sử dụng câu ngắn và các gạch đầu dòng.

- Chỉ ra cụ thể nhiệm vụ, các bước cần làm và hạn nộp kết quả.

Nếu email của bạn dài hơn một trang giấy thì hãy làm một tài liệu để trình bày hết các nội dung và chỉ viết trên email những thông tin quan trọng. Chúng ta cần cung cấp cho người đọc, người nghe những thông tin cơ bản để họ bước đầu hiểu vấn đề, sau đó tiếp tục nghiên cứu trong tài liệu gửi kèm.

Trình bày cách bạn nghiên cứu và tiếp cận vấn đề

Nếu bạn đang trình bày một chủ đề khó, hãy nói về cách bạn tư duy về vấn đề và chỉ ra vì sao mình lại làm như vậy. Việc này sẽ giúp xây dựng niềm tin cho người đọc và cho thấy bạn là người thấu đáo. Hãy chú tâm đến phản hồi của người đọc, từ đó chọn lựa và đưa ra những quyết định đúng đắn.

Trình bày khoa học, chính xác

Cuối cùng, hãy thể hiện bản thân là một người chủ động, chỉn chu và có năng lực. Trước khi gửi đi bất kỳ văn bản nào, hãy kiểm tra thật cẩn thận các lỗi cơ bản như: chính tả, ngữ pháp và đảm bảo mọi số liệu phải chính xác. Tránh những câu đùa không cần thiết, nhất là khi gửi cho đối tác. Trình bày ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn đảm bảo đủ ý quan trọng".