Dài giờ... dài việc

Trước tiên là về vấn đề quản lý tổng số nhân viên trong một công ty. Không riêng gì ở Việt Nam mà tại các nước khác, nếu không kiềm chế thì dường như số nhân viên trong một công ty cứ theo thời gian mà vùn vụt tăng lên. Khi doanh số gia tăng thì dĩ nhiên là vì thêm việc nên cần thêm người.

Tuy nhiên, có rất nhiều trường hợp, tuy hoạt động trong những ngành mà doanh số hàng năm lên xuống thất thường theo chu kỳ kinh tế, nhưng số nhân viên công ty vẫn cứ một chiều liên tục gia tăng.

Tâm lý chung của các nhà lãnh đạo là không ai muốn “tình nguyện” giảm nhân viên và cắt xén bộ phận thuộc quyền mình cả. Thế là công việc lại tạo thêm công việc và đội ngũ nhân viên của toàn công ty cứ thế gia tăng.

Cách hay nhất để trị “bệnh” này là tổng giám đốc nên thường xuyên theo dõi một vài chỉ số căn bản liên quan đến vấn đề nhân sự như tỷ số chi phí lương trên tổng chi phí, tổng doanh thu của công ty trên tổng nhân viên, và tỷ số nhân viên thuộc bộ phận hành chính và sản xuất/bán hàng. Tỷ số cuối này cũng cần đặc biệt đáng lưu ý vì căn bệnh này thường xuất hiện ở bộ phận hành chính.

Nhân đây cũng nên nhắc đến một khía cạnh nhỏ về mặt hành chính là mảng các bản báo cáo nội bộ. Thỉnh thoảng bạn cũng nên xét lại danh mục tất cả những bản báo cáo lưu hành trong công ty mình, đơn vị nào có trách nhiệm phải thu thập dữ liệu để viết, và đơn vị nào nhận những bản báo cáo này.

Qua thời gian, một số bản báo cáo có thể trở nên không còn cần thiết cho ai cả nhưng vẫn được cấp dưới tiếp tục “nhắm mắt” hoàn thành. Bạn nên thử tạm ngưng một số báo cáo này trong một thời gian xem có ai phàn nàn, thắc mắc gì không. Nếu không ai lên tiếng tức là chúng chẳng mang lại lợi ích cho ai cả.

Tiếp đến là vấn đề giao việc cho nhân viên. Thông thường, khi giao việc thì tùy vào mức độ phức tạp và cấp bách của vấn đề mà người giám đốc đó ra một thời hạn nhất định để hoàn thành. Chúng ta cũng đã nghe chuyện có những vị giám đốc hễ mỗi lần muốn nhân viên mình làm gì thì y như là việc ấy phải được làm xong ngay từ... hôm qua!

Có lẽ bạn không là người chủ có những đòi hỏi vô lý như thế, nhưng theo Parkinson, thực sự càng cho nhân viên nhiều thì giờ bao nhiêu thì công việc sẽ kéo dài bấy nhiêu. Nhà quản lý giỏi là người biết đặt tiêu chuẩn thời gian cho mỗi việc, tuy gắt gao nhưng hợp lý.

Khi nhận lệnh phải xong việc trong một thời hạn cực kỳ ngắn, dĩ nhiên phản ứng của nhân viên bạn sẽ là: “Được rồi, nếu sếp muốn... ăn phở mà cho mình một ngày để nấu thì ông sẽ có một tô phở ngon, còn nếu chỉ cho mình... năm phút thì sẽ có ngay một tô phở... gói!”.

Đối với những vấn đề phức tạp cần nghiên cứu kỹ lưỡng và mất nhiều công sức để đi đến kết luận, bạn không nên quá khắt khe về vấn đề thời gian.

Đối với 1 cuộc họp cũng vậy. Nếu bạn nói trước rằng bạn chỉ có 30 phút để nghe tất cả mọi lời trình bày, tức khắc nhân viên của bạn sẽ nói thật ngắn gọn, khúc triết. Còn nếu bạn để họ “thả cửa” về thời gian, chắc chắn họ sẽ “con cà con kê”, nói dài dòng và thiếu sự nhất quán, tổng hợp.

Xin nhắc lại, luật Parkinson nói trên chưa được kiểm chứng độ chính xác, song trong công tác quản lý cũng như làm việc, nó cũng có ích đấy chứ, đúng không?

Theo Thời báo kinh tế Sài Gòn