Nhà bán lẻ xử lý 1.000 đơn hàng giữa mùa dịch nhờ chuyển đổi số

Dưới ảnh hưởng của dịch bệnh Covid-19, thói quen của khách hàng trong ngành bán lẻ đã thay đổi. Theo nghiên cứu của Visa ở Đông Nam Á, đến 87% người trả lời đang sử dụng dịch vụ giao hàng tận nhà, và 82% trải nghiệm lần đầu từ khi có đại dịch. Đây là động lực cho hàng loạt chuỗi siêu thị và bán lẻ đầu tư vào năng lực chuyển đổi số kèm bán hàng đa kênh.

Với quy mô 142 tỷ USD năm 2020, ngành bán lẻ đóng góp đến 59% GDP cho nước ta. Tuy vậy, trong 1 triệu cửa hàng bán lẻ trên cả nước, còn lại gần 90% cửa hàng bán lẻ vẫn chưa bật lên làm chủ kinh doanh bằng công nghệ.

Để tối ưu hóa vận hành, phát triển kinh doanh, chuỗi cửa hàng Thực phẩm Đông lạnh Quốc Nam quyết định chuyển đổi số, xây dựng mô hình tập trung hóa quản trị. Ứng dụng công nghệ vào toàn bộ quy trình là ý tưởng được anh Diệp Thái Nguyên, Giám đốc Quốc Nam, ấp ủ từ những ngày đầu thành lập. Kinh doanh trên mảng nông sản và thực phẩm đông lạnh, Quốc Nam đặt mục tiêu phát triển thành chuỗi bán lẻ phủ rộng tỉnh Cà Mau trong 5 năm đầu.

Trong quá trình phát triển, đặc biệt trong 2 năm dịch bệnh, Quốc Nam đi tìm giải pháp cải thiện cách quản lý hàng hóa và hoạt động bán hàng thủ công. Việc sử dụng sổ sách, nhập liệu bằng tay đặt ra thách thức về trải nghiệm khách hàng và hiệu suất hoạt động, cũng như tiêu tốn nguồn lực quản lý và rà soát mỗi ngày.

Đơn cử khi khách hàng đổi sản phẩm, nhân viên có thể trừ xóa, viết tay trên hóa đơn khi đông khách. Đến cuối ngày, việc quản lý ca làm và hàng hóa mới được báo cáo. Công việc có thể suôn sẻ những ngày đầu, nhưng về lâu dài, con số hao hụt khó tránh khỏi thiếu sót, dẫn đến sai số. "Bạn có thể làm tốt 1 ngày, 10 ngày, 100 ngày, nhưng đến mười ngàn ngày, việc mỗi lúc một nhiều, thì không thể", anh Nguyên chia sẻ.

Xác định công nghệ có thể giúp tăng năng suất, giúp quản lý dòng tiền thông suốt và đồng bộ số liệu, chuỗi cửa hàng đặt ra bài toán xây dựng nền tảng toàn diện, có khả năng đáp ứng nhu cầu thay đổi thường xuyên, mở rộng các mảng hoạt động của ngành bán lẻ và vận tải.

"Do là người không chuyên trong lĩnh vực công nghệ, tôi đi tìm đối tác sẵn sàng hỗ trợ và có thể tin tưởng. Tôi muốn tiết kiệm đến 80% thời gian hàng ngày cho việc quản lý, để đầu tư làm kế hoạch và chiến lược"

Tìm tới FPT Software, Quốc Nam tìm thấy đối tác phù hợp. Không chỉ hỗ trợ nhanh và tận tình, FPT Software có thêm điểm chung với Quốc Nam ở lòng nhiệt tình. Nếu ông chủ của Quốc Nam đi từ Cà Mau đến TP Hồ Chí Minh trong đêm để gặp đối tác; thì từ phía mình, đội ngũ chuyên gia luôn sẵn sàng có mặt, tư vấn và xử lý kịp thời. Vì vậy, Quốc Nam quyết định hợp tác thay đổi toàn bộ hệ thống chỉ sau 1 giờ đồng hồ gặp mặt.

Trên nền tảng Retail Platform, FPT Software đồng bộ thông tin cho mọi chu trình xuất nhập kho, phân bổ hàng hóa đến chuỗi cửa hàng, quản lý số lượng và giá cả mặt hàng, ghi nhận cân nặng hàng và thanh toán đều được kết nối chung. Hệ thống quản lý và điều tiết nhân sự, kết hợp tính năng quản lý đơn giao hàng tận nhà cho nhân viên hoạt động xuyên suốt mùa dịch.

Nhờ đồng bộ hệ thống Centralized, FPT Software xử lý được bài toán đứt gãy thông tin và kinh doanh đa kênh. Mỗi thay đổi đều được hệ thống ghi nhận và đẩy thông báo lên cấp quản lý phê duyệt. Công việc được cập nhật theo thời gian thực, thông tin minh bạch, hỗ trợ cấp quản lý điều chỉnh cách làm việc ngay khi cần thiết.

Theo ông Nguyễn Quốc Lực, chuyên gia của FPT Software, nền tảng Retail Platform giúp đồng nhất quản lý toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp trở thành công ty quản trị số hoàn toàn, tiết kiệm nguồn lực và đẩy mạnh doanh số.

Nhờ nền tảng từ FPT Software, chuỗi cửa hàng ghi nhận sự thay đổi đáng kinh ngạc về hiệu suất. Trước kia, Quốc Nam cần 4 người để xử lý 100 đến 200 đơn hàng một ngày, chưa kể rà soát khi có sơ suất. Với hệ thống mới, chuỗi cửa hàng chỉ cần 2 nhân viên cho khối lượng công việc tương đương, đồng thời loại bỏ 100% sai sót, tiết kiệm nhân lực tối đa. Nhân viên chủ động trao đổi trực tiếp, cũng như hiểu rõ toàn bộ các yêu cầu phần công việc cần ghi lại và báo cáo.

"Nhờ có sự hỗ trợ chu đáo của đội ngũ FPT Software, mọi khó khăn đều thành không đáng kể." anh Nguyên chia sẻ về hợp tác thành công trong thời kỳ nhiều trở ngại do giãn cách.

Với định hướng chuyển đổi số từ bên trong doanh nghiệp, Quốc Nam đánh giá được khả năng đáp ứng của mình thông qua nền tảng Chuyển đổi số Bán lẻ toàn diện, giúp đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Chuỗi cửa hàng phát triển bền vững qua mùa dịch, đồng thời tiếp tục hoàn thiện và mở rộng nền tảng, nâng cao trải nghiệm người dùng ngày càng tiện lợi, hài lòng.