3 bước tổ chức làm việc từ xa cho doanh nghiệp SME

Khi tổ chức làm việc từ xa, nhiều vấn đề được đặt ra: "Sẽ giám sát nhân viên thế nào khi không thấy được họ?", "Tính chuyên nghiệp có duy trì khi không đến văn phòng?", "Chấm công tính lương thế nào?",....Tuy nhiên vấn đề nào cũng có hai mặt, bên cạnh những bất ổn dĩ nhiên cũng tồn tại rất nhiều cơ hội. Làm việc từ xa khi được xây dựng và quản lý thành công, có thể được coi là cơ hội để tổ chức xây dựng lòng tin và tăng năng suất làm việc của các nhân viên.Đây cũng được xem là cuộc cách mạng trong việc quản lý nhân sự nhằm thu hút nhân tài và giảm tải được các chi phí cho tổ chức. Sẽ có những công việc không phù hợp để làm từ xa cũng như đòi hỏi người lao động sản xuất trực tiếp. Nhưng mặt khác một số công việc có khả năng linh hoạt để có thể thực hiện tốt ở nhiều nơi khác nhau, vậy câu hỏi đặt ra là:

Làm thế nào để xây dựng được nhóm làm việc từ xa?

Sau đây là 3 Bước để bắt đầu tổ chức nhóm làm việc từ xa:

Bước 1: Thống nhất kế hoạch làm việc
Đây là bước vô cùng quan trọng trước khi đưa đội nhóm cùng nhau "lên mây" . Chúng ta phải thống nhất những kế hoạch cần thực hiện, những công việc trong từng kế hoạch được giao cho ai, thời gian thực hiện như thế nào. Khi một bản kế hoạch đã rõ ràng, càng chi tiết thì càng giúp nhóm của bạn dễ dàng làm việc từ xa hiệu quả.

Bước 2: Thống nhất các quy định, quy tắc làm việc từ xa
Những khó khăn ban đầu của tổ chức làm việc từ xa là thói quen sử dụng. Không như trước đây gặp nhau trực tiếp, thì giờ đây việc trao đổi tương tác hoàn toàn diễn ra trên môi trường online. Nên để một nhóm, một tổ chức xây dựng thành công bộ máy "làm việc từ xa", chúng ta cần hình thành một số thói quen mới cho phù hợp với làm việc từ xa. Có thể đưa ra những quy định chung cho bộ phân, cá nhân như là tất cả mọi người phải hoàn thành trọn vẹn công việc được giao, đảm bảo deadline. Trung thực và minh bạch về thông tin và tiến độ công việc. Hỗ trợ cho đồng đội những thứ cần thiết để hoàn thành công việc của họ. Hãy chủ động trong công việc, đừng để người khác phải nhắc nhở. Hãy phản hồi nhanh chóng khi có yêu cầu. Mỗi cá nhân cần chuẩn bị kỹ càng trước khi họp, gọi điện hoặc thảo luận.

Bước 3: Thống nhất công nghệ sử dụng
Làm việc từ xa khác với làm việc truyền thống là chuyển mô hình quản lý nhân viên 8 tiếng một ngày qua hình thức quản lý kết quả công việc được giao. Thay vì trước đây đến công ty bám sát công việc, trao đổi thông tin qua hình thức gặp trực tiếp, giờ đây tất cả công việc được giao trách nhiệm rõ ràng trên nền tảng giao tiếp làm việc nhóm. Nơi đó mọi người nhận nhiệm vụ, trao đổi tương tác với đội nhóm của mình. Hệ thống công nghệ sẽ hỗ trợ nhắc nhở thời gian hoàn thành công việc, mọi kế hoạch trực quan giúp người quản lý điều hành kế hoạch thuận lợi hơn rất nhiều. Việc chọn công nghệ phù hợp và thống nhất với đội nhóm sẽ giúp doanh nghiệp tránh tình trạng mỗi người giao tiếp một kiểu bằng những công nghệ rời rạc, mất kiểm soát, lạc trôi thông tin.

Trên thế giới có nhiều phần mềm giúp quản lý công việc, kế hoạch nhưng khó khăn cho việc triển khai nhanh chóng cho nhân sự vì rào cản ngôn ngữ, có những tính năng không phù hợp với cách quản trị của văn hoá Việt Nam.

Tại Việt Nam, phần mềm quản lý công việc làm việc nhóm myXteam đáp ứng được đầy đủ các tính năng, nhu cầu để tổ chức nhóm làm việc từ xa. Ngoài quản lý công việc, myXteam tích hợp nền tảng chat song song giúp doanh nghiệp thống nhất thông tin làm việc.Hiện tại myXteam tặng 1 Năm miễn phí - cùng doanh nghiệp vượt đại dịch - khi bạn đăng ký với mã ( NORONA )
Link đăng ký tại đây: www.myxteam.vn
Chúc các bạn thành công với team của mình.

Trường Thịnh