Thư ký văn phòng - “Nghệ thuật” sát cánh cùng sếp

Thư ký - Chân dung một nhân viên văn phòng hiện đại

Trong môi trường làm việc văn phòng hiện đại, phạm vi công việc của người thư ký (trợ lý) tại các doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là xử lý các công việc hành chính như soạn thảo văn thư, thu xếp các buổi họp, các chuyến công tác của giám đốc mà còn ngày càng được mở rộng hơn. Đứng ở hậu phương hỗ trợ cho chủ doanh nghiệp, thư ký đảm nhận một số việc liên quan đến quản trị hành chính nhân sự, kế toán, tài chính của doanh nghiệp. Ngoài ra, thư ký còn kiêm nhiệm một số công việc đối ngoại như thay mặt giám đốc giao tiếp, liên hệ với các đối tác, khách hàng... Không quá khi nói rằng thư ký là một trong những trợ thủ đắc lực nhất của chủ các doanh nghiệp và là “nhịp cầu” quan trọng trong mối quan hệ giữa giám đốc và các thành viên trong công ty cũng như khách hàng.

Hiện nay, không chỉ các doanh nghiệp trong nước mà nhiều doanh nghiệp liên doanh sẵn sàng đưa ra chế độ và mức lương tốt để tuyển dụng được những Thư ký văn phòng chuyên nghiệp. Song song đó, có không ít khoá đào tạo nghiệp vụ Thư ký văn phòng, mở ra nhiều cơ hội nghề nghiệp cho các bạn trẻ yêu thích ngành nghề này. Tuy nhiên, để khởi đầu, quan trọng nhấtlà các bạn trẻ cần chọn cho mình một chương trình học uy tín và chất lượng. Do công việc của người thư ký không đơn giản là những việc “ngồi bàn giấy”, nên các bạn trẻ muốn bước vào ngành này cần phải lựa chọn một chương trình đào tạo bài bản, bám sát nhu cầu của các doanh nghiệp và mang đến nhiều cơ hội thực hành.

Đặng Thị Ngọc Yến - sinh viên ngành Thư ký văn phòng trường ĐH Hoa Sen chia sẻ: “Khi chọn nghề Thư ký văn phòng, mình đã tìm hiểu rất nhiều trường có chương trình đào tạo ngành này. Mình chọn ĐH Hoa Sen vì thấy nội dung đào tạo của trường mang đến cho mình nhiều cơ hội thực tập, cọ xát với môi trường thực tế giúp mình có thể sẵn sàng bắt tay ngay vào công việc sau khi học. Hơn nữa, tên tuổi của trường ĐH Hoa Sen cũng gắn liền với ngành Thư ký văn phòng. Mình quan sát thấy có nhiều sinh viên xuất thân từ ngành Thư ký văn phòng của ĐH Hoa Sen trở thành những nhân viên sáng giá trong các công ty, doanh nghiệp lớn”.

Thành công nhờ vào sự chuyên nghiệp

Theo các giảng viên của trường ĐH Hoa Sen: Trong nghề thư ký, điều đầu tiên mà các bạn trẻ cần là sở hữu nghiệp vụ văn phòng, giỏi ngoại ngữ và thành thạo những phần mềm tin học văn phòng. Ngoài ra, để nhanh chóng hoà nhập vào môi trường làm việc quốc tế đa dạng, các bạn trẻ cũng cần trang bị thêm nhiều kỹ năng cần thiết của người làm văn phòng hiện đại. Tiêu biểu như: Kỹ năng quản lý thời gian, lập kế hoạch, kỹ năng viết báo cáo, tổ chức sự kiện, xây dựng quy trình quản trị nội bộ…

Sau quá trình học tại trường ĐH Hoa Sen, Ngọc Yến kể rằng: "Điều hữu ích nhất trong các học kỳ học lý thuyết tại trường là sinh viên được truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm từ các giảng viên chuyên nghiệp. Các thầy cô hướng dẫn sinh viên những phương pháp để giải quyết những vấn đề chuyên môn thường gặp tại các doanh nghiệp, chứ không giảng dạy lý thuyết suông. Nhờ vậy, mà khi bước vào ba tháng thực tập nhận thức tại các doanh nghiệp, hầu như tất cả sinh viên đều sẵn sàng để bắt tay vào công việc. Chúng mình không hề lúng túng khi được yêu cầu soạn thảo các văn bản hoặc trả lời điện thoại bằng tiếng Anh... Hơn nữa, trường ĐH Hoa Sen tạo điều kiện cho sinh viên được làm việc full-time tại các doanh nghiệp trong các kỳ thực tập nhận thức, thực tập tốt nghiệp. Điều này vừa giúp sinh viên có thêm nhiều cơ hội cọ xát thực tế, vừa giúp các bạn ý thức được tác phong làm việc như một nhân viên chính thức - một thư ký chuyên nghiệp".