Mẹo tạo form điền bằng Word

Trong bài viết này, bạn sẽ được tìm hiểu về cách làm thế nào để tạo ra dạng form điền với các hộp văn bản text box, hộp kiểm tra check box, một bảng chọn ngày date picker và một hộp danh sách list box. Bạn cũng có thể làm cho hình thức form của bạn trông đẹp mắt hơn nhiều nếu bạn sử dụng bảng để sắp xếp tất cả mọi thứ.

Kích hoạt tính năng Tab Developer

Theo mặc định, bạn không thể tạo các biểu mẫu trong Word trừ khi bạn kích hoạt thanh Developer trong ribbon. Vì nhiều người không sử dụng tính năng này, nên Microsoft vô hiệu hóa một cách mặc định. Để kích hoạt, click chọn File và sau đó chọn Options.

Phía bên trái, nhấp vào Customize Ribbon và sau đó nhấp chọn hộp Developer ở hộp danh sách bên phải.

Nhấn OK và nhấp chọn từng phần của Developer. Phần chúng ta quan tâm nhất là Controls.

Tạo một Form trong Word

Phần Controls có khoảng tám tính năng khác nhau có thể được thêm vào tài liệu Word của bạn: Rich Text, Plain-Text, Picture, Building Block Gallery, Checkbox, Combo Box, Drop-Down List, và Date Picker.

Để thêm một điều khiển, chỉ cần click vào nó và nó sẽ xuất hiện bất cứ nơi nào con trỏ chuột của bạn đã đặt. Trong ví dụ dưới đây, chúng ta tạo ra một bảng và thêm hai hộp plain-text cho phần điền Họ và Tên.

Theo mặc định, mỗi điều khiển có văn bản phụ của riêng nó. Đối với một điều khiển văn bản đơn giản plain text, văn bản mặc định thường là "Click or tap here to enter text". Bạn có thể chỉnh sửa văn bản này bằng cách nhấn vào nút Design Mode ở bên phải trong phần Controls.

Bạn sẽ thấy một số phần giữ chỗ màu xanh dương xuất hiện ở bên trái và bên phải của phần văn bản mặc định. Hãy click Chọn văn bản và thay đổi theo nội dung như bạn muốn. Nhấn vào nút Design Mode lần nữa để thoát khỏi chế độ chỉnh sửa.

Tiếp theo, bấm vào phần điểu khiển mới được bổ sung của bạn để nó được tô đậm và sau đó nhấp vào Properties, ngay bên dưới nút Design Mode. Mỗi phần điều khiển sẽ có một bộ tiêu chuẩn lựa chọn với các tùy chọn tùy chỉnh ở phía dưới.

Ở đây, bạn có thể đặt tiêu đề cho phần điều khiển, thay đổi màu sắc, phong cách văn bản và chọn liệu phần điều khiển có thể được chỉnh sửa hoặc xóa hay không. Ở bên dưới là những tùy chọn điều khiển cụ thể, mà đối với trường hợp của một điều khiển văn bản đơn giản plain text, là bạn muốn thêm nhiều dòng hay không. Lựa chọn này có thể hữu ích nếu bạn cần ai đó điền vào một đoạn văn bản.

Vậy sự khác biệt giữa một điều khiển văn bản đơn giản plain-text và điều khiển văn bản rich-text là gì? Trong một điều khiển văn bản rich-text, bạn có thể thay đổi các thiết lập font/màu sắc cho mỗi từ riêng lẻ, trong khi đó phần điều khiển văn bản đơn giản sẽ áp dụng định dạng cho tất cả các văn bản.

Tiếp theo, bạn thêm một phần điều khiển danh sách cho biểu mẫu của bạn. Bạn sẽ chọn Choose an item. Để thêm các mục vào danh sách, bạn phải bấm vào Properties.

Nhấp vào nút Add và sau đó gõ tên cho sự lựa chọn của bạn. Theo mặc định, tên hiển thị Display và Value sẽ như nhau, nhưng bạn có thể thay đổi nếu bạn muốn.

Một khi đã thêm tất cả các lựa chọn của bạn, hãy chọn OK và bây giờ bạn sẽ có thể chọn các tùy chọn từ danh sách thả xuống dropdown list.

Sự khác biệt duy nhất giữa phần điều khiển danh sách thả xuống dropdown list và combo box là cái sau cho phép người dùng nhập vào giá trị riêng của họ nếu họ muốn. Trong danh sách thả xuống dropdown, bạn bắt buộc phải chọn một trong những lựa chọn trong danh sách. Còn trong com box, bạn vừa có thể chọn từ danh sách vừa có thể gõ vào giá trị của riêng bạn.

Bên cạnh đó, điều khiển chon ngày date picker hoạt động giống như bất kỳ điều khiển mà bạn sử dụng trên các trang web đặt vé... Khi bạn nhấp chọn, lịch xuất hiện và bạn chỉ cần click vào ngày để chọn nó.

Nếu bạn nhấn vào nút Properties, bạn sẽ thấy rằng có khá nhiều tùy chọn cho điều khiển chọn ngày.

Bạn có thể chọn một định dạng khác để hiển thị ngày và chọn loại lịch khác nhau.

Và điều khiển hình ảnh cũng là một lựa chọn đẹp mắt cho phép người dùng chèn hình ảnh một cách dễ dàng.

Khi người dùng nhấp vào hình ảnh, một hộp thoại sẽ xuất hiện, nơi họ có thể chọn một hình ảnh từ máy tính của họ, từ tìm kiếm hình ảnh Bing hoặc từ OneDrive. Cũng có các tùy chọn hình ảnh từ Facebook và Flickr.

Bây giờ chúng ta hãy thêm một vài hộp checkbox vào tài liệu của chúng ta. Lưu ý rằng khi bạn thêm một hộp checkbox và cố gắng gõ văn bản trong đó, nó sẽ cho biết rằng bạn không thể làm điều đó. Đây có thể là do thiết kế. Bạn phải bấm bên cạnh hộp checkbox và gõ vào đoạn văn bản của bạn.

Cuối cùng, bạn có thể chèn một điều khiển building block, cho phép bạn chọn nội dung từ Quick Parts và AutoText. Trong ví dụ dưới đây, tôi đã thêm một số dấu ngoặc kép vào một AutoText tùy chỉnh và sau đó liên kết bộ điều khiển với nó thông qua hộp thoại Properties.

Một khi bạn có tất cả các điều khiển trong tài liệu của bạn theo cách bạn muốn, bạn có thể bảo vệ tài liệu khi để người khác chỉ để có thể điền vào dạng trường biểu mẫu form fields. Để làm điều này, bấm vào Restrict Editing của thanh Developer.

Trong cửa sổ hiển thị bên phải, click chọn phần dưới của Editing restrictions và chọn Filling in forms. Hãy chắc chắn bạn đã nhấp chọn hộp Allow only this type of editing in the document (chỉ cho phép cách chỉnh sửa này trong tài liệu)

Nhấn Yes, Start Enforcing Protection rồi nhập mật khẩu nếu bạn muốn. Bây giờ chỉ có các dạng trường biểu mẫu form fields sẽ được chỉnh sửa và mọi thứ khác bị khóa / bảo vệ. Người dùng có thể dễ dàng sử dụng phím TAB để di chuyển giữa các trường mẫu khác nhau.

Phan Tuấn