Từ 60 phút xuống 15 phút: Hà Nội số hóa việc gửi nhận công văn

Mỗi năm, hàng chục triệu văn bản được trao đổi giữa các cơ quan nhà nước với doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội. Tuy nhiên, không ít văn bản vẫn phải trải qua quy trình truyền thống gồm in ấn, ký đóng dấu, chuyển phát, tiếp nhận, số hóa và lưu trữ, khiến việc xử lý mất nhiều thời gian và nguồn lực.

Nhằm từng bước thay đổi phương thức giao dịch hành chính, Trung tâm Phục vụ hành chính công Hà Nội đã xây dựng Hệ thống gửi nhận văn bản điện tử giữa tổ chức, doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước. Hệ thống hướng tới hình thành một kênh trao đổi văn bản thống nhất trên môi trường số, giúp doanh nghiệp và cơ quan nhà nước gửi, nhận, theo dõi văn bản trực tuyến thay cho phương thức giấy truyền thống.

Rút ngắn thời gian xử lý văn bản

Theo Trung tâm Phục vụ hành chính công Hà Nội, thành phố hiện có khoảng 370.000 doanh nghiệp và hơn 390.000 tổ chức ngoài khu vực doanh nghiệp đang hoạt động. Mỗi ngày phát sinh lượng lớn giao dịch hành chính với các cơ quan nhà nước trên nhiều lĩnh vực như đầu tư, xây dựng, giáo dục, y tế, lao động, đất đai hay môi trường.

Trong khi đó, hệ thống quản lý văn bản điện tử của thành phố trước đây chủ yếu phục vụ trao đổi trong nội bộ cơ quan nhà nước, chưa hình thành kênh chuyển nhận văn bản điện tử thống nhất với doanh nghiệp và các tổ chức ngoài khu vực công.

Mỗi năm các cơ quan thuộc thành phố phát hành khoảng 5 triệu văn bản đến doanh nghiệp và tiếp nhận khoảng 20 triệu văn bản từ khu vực ngoài nhà nước. Trong số này vẫn còn khoảng 7 triệu văn bản được xử lý bằng giấy.

Theo đơn vị xây dựng hệ thống, cùng một quy trình xử lý, văn bản điện tử chỉ mất khoảng 10-15 phút, trong khi văn bản giấy cần từ 50-60 phút do phải thực hiện nhiều công đoạn như in ấn, ký duyệt, chuyển phát, tiếp nhận và số hóa.

Không chỉ mất thời gian, phương thức xử lý truyền thống còn phát sinh chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển, đồng thời khiến việc tra cứu hồ sơ mất nhiều công sức hơn so với môi trường điện tử.

Doanh nghiệp có thể gửi văn bản trực tuyến 24/7

Với hệ thống mới, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký tài khoản, xác thực thông tin bằng chữ ký số để có thể gửi, nhận văn bản điện tử với cơ quan nhà nước.

Sau khi đăng nhập, doanh nghiệp có thể tạo văn bản điện tử, đính kèm tài liệu đã ký số, lựa chọn cơ quan tiếp nhận và gửi trực tiếp trên hệ thống. Thời gian gửi được ghi nhận tự động, đồng thời doanh nghiệp có thể theo dõi trạng thái xử lý theo thời gian thực.

Ở chiều ngược lại, cơ quan nhà nước có thể tiếp nhận văn bản doanh nghiệp gửi đến, trả lời trực tuyến hoặc chủ động ban hành văn bản gửi tới một hoặc nhiều doanh nghiệp thông qua cùng một nền tảng.

Hệ thống cũng cho phép các cơ quan tạo nhóm doanh nghiệp theo từng lĩnh vực hoặc nhóm đối tượng để gửi văn bản đồng thời tới nhiều đơn vị, thay vì phải lựa chọn từng doanh nghiệp riêng lẻ. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế tình trạng gửi sót đối tượng.

Toàn bộ văn bản được lưu trữ điện tử, hỗ trợ tìm kiếm theo số ký hiệu, trích yếu, ngày ban hành hoặc đơn vị gửi, nhận, thay cho việc tra cứu hồ sơ giấy như trước đây.

Hướng tới môi trường giao dịch không giấy tờ

Theo đơn vị xây dựng, hệ thống được thiết kế theo hướng kết nối trực tiếp với Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của thành phố thông qua nền tảng chia sẻ, liên thông dữ liệu, tạo môi trường trao đổi văn bản điện tử giữa doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.

Việc áp dụng chữ ký số, xác thực doanh nghiệp, phân quyền người dùng và theo dõi toàn bộ quá trình xử lý giúp tăng tính minh bạch, bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản điện tử cũng như hạn chế nguy cơ thất lạc hoặc sai sót trong quá trình luân chuyển.

Bên cạnh việc rút ngắn thời gian xử lý, hệ thống còn góp phần giảm nhu cầu in ấn, chuyển phát và lưu trữ hồ sơ giấy, tạo điều kiện để doanh nghiệp thực hiện giao dịch với cơ quan nhà nước mọi lúc, mọi nơi mà không phụ thuộc vào khoảng cách địa lý hay thời gian làm việc hành chính.

Theo định hướng của Hà Nội, việc hình thành kênh gửi nhận văn bản điện tử thống nhất giữa doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước không chỉ nâng cao hiệu quả xử lý công việc mà còn góp phần hiện thực hóa mục tiêu xây dựng nền hành chính "không giấy tờ, không tiếp xúc, toàn trình và liền mạch", thúc đẩy chuyển đổi số trong hoạt động quản lý nhà nước cũng như cộng đồng doanh nghiệp trên địa bàn.