Tổ chức và vận hành phòng chuyên môn cấp xã từ năm 2026 có gì mới?

Từ năm 2026, việc tổ chức các phòng chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã thực hiện theo các quy định mới tại Nghị định số 370/2025/NĐ-CP của Chính phủ và Nghị định số 361/2025/NĐ-CP về vị trí việc làm công chức.

Các quy định này nhằm cụ thể hóa mô hình tổ chức chính quyền địa phương theo hướng phân cấp, phân quyền rõ hơn, đồng thời tạo dư địa cho địa phương chủ động sắp xếp bộ máy phù hợp với thực tiễn.

34 vị trí việc làm ở 11 lĩnh vực

Theo nghị định 361, việc xác định vị trí việc làm công chức được thực hiện trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị, bảo đảm cơ cấu hợp lý giữa vị trí lãnh đạo, quản lý và vị trí chuyên môn, nghiệp vụ.

Danh mục vị trí việc làm công chức cấp xã gồm 42 vị trí (không tính vị trí hỗ trợ, không bố trí công chức), trong đó nhóm vị trí chuyên môn, nghiệp vụ có 34 vị trí, được phân theo 11 lĩnh vực quản lý nhà nước.

Các vị trí chuyên môn, nghiệp vụ này chủ yếu được bố trí tại các phòng chuyên môn, tập trung vào các lĩnh vực như văn phòng - hành chính; nội vụ; tư pháp; tài chính - kế hoạch; xây dựng, đô thị; công thương; nông nghiệp và phát triển nông thôn; giáo dục và đào tạo; văn hóa, khoa học và thông tin; y tế. 

Mỗi lĩnh vực được xác định từ 1 đến 4 vị trí việc làm, tùy theo tính chất, phạm vi quản lý và khối lượng công việc, như lĩnh vực nông nghiệp và phát triển nông thôn có bốn vị trí, trong khi các lĩnh vực tư pháp, công thương, giáo dục và đào tạo, y tế chỉ bố trí một vị trí.

Các vị trí này đều được xác định là vị trí việc làm công chức chuyên môn, nghiệp vụ, bố trí theo ngạch chuyên viên và tương đương, làm căn cứ cho việc tuyển dụng, sử dụng, quản lý và đánh giá công chức gắn với yêu cầu nhiệm vụ của từng phòng chuyên môn.

Ngoài ra, 8 vị trí việc làm công chức có thể được sử dụng tại phòng chuyên môn theo quyết định của cấp có thẩm quyền, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của phòng, như pháp chế, dân tộc, kiểm tra chuyên ngành, văn thư, lưu trữ, kế toán, cán sự sự vụ. Việc bố trí các vị trí này tại từng phòng chuyên môn căn cứ yêu cầu quản lý, khối lượng công việc và điều kiện thực tiễn của địa phương, không áp dụng cứng cho mọi đơn vị hành chính cấp xã.

Phòng chuyên môn là cơ quan tham mưu của UBND cấp xã

Theo Nghị định số 370, phòng chuyên môn là cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp xã, có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo quy định của pháp luật về thực hiện nhiệm vụ được giao. Phòng có chức năng tham mưu, giúp UBND cấp xã thực hiện quản lý nhà nước theo ngành, lĩnh vực ở địa phương. 

Người đứng đầu phòng chuyên môn là trưởng phòng, do chủ tịch UBND cấp xã bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước UBND, chủ tịch UBND cấp xã và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của phòng.

Phó trưởng phòng là người giúp trưởng phòng chỉ đạo một số mặt công tác, chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công; khi trưởng phòng vắng mặt, phó trưởng phòng được ủy quyền điều hành hoạt động của phòng. 

Số lượng phòng linh hoạt theo điều kiện từng địa phương

Một điểm đáng chú ý trong quy định mới là việc xác định khung số lượng phòng chuyên môn cấp xã. Theo đó, UBND cấp tỉnh quyết định khung số lượng và tên gọi các phòng chuyên môn cấp xã, căn cứ vào nhóm ngành, lĩnh vực quản lý; quy mô dân số; diện tích tự nhiên; trình độ phát triển; điều kiện kinh tế - xã hội và mức độ phân cấp, phân quyền giữa các cấp chính quyền. 

Bình quân, mỗi đơn vị hành chính cấp xã không vượt quá 4,5 tổ chức (bao gồm các phòng chuyên môn và trung tâm phục vụ hành chính công). Riêng Hà Nội và TPHCM được áp dụng mức bình quân không quá 4,7 tổ chức/cấp xã. 

Trong trường hợp đơn vị hành chính cấp xã không thành lập phòng chuyên môn, UBND cấp xã bố trí công chức chuyên môn để thực hiện chức năng tham mưu, giúp UBND cấp xã quản lý nhà nước theo ngành, lĩnh vực. 

Số lượng phó trưởng phòng chuyên môn cấp xã được tính theo nguyên tắc bình quân 2 cấp phó/phòng. Căn cứ vào số lượng phòng chuyên môn được thành lập, UBND cấp xã quyết định cụ thể số lượng phó trưởng phòng của từng phòng trong phạm vi quản lý. 

Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, kéo dài thời gian giữ chức vụ lãnh đạo quản lý, cho thôi chức, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật đối với trưởng phòng, phó trưởng phòng do chủ tịch UBND cấp xã quyết định theo thẩm quyền và quy định của pháp luật.