Ra quyết định không mang nhiều cảm tính

Thách thức đặt ra là làm thế nào để mọi quyết định đưa ra trong bất kỳ tình huống nào cũng chính xác và hợp lý. Điều này đòi hỏi nhà quản lý phải có được những kỹ năng ra quyết định một cách khoa học chứ không thể làm theo cảm tính.

Hiểu được thách thức ấy, tác giả Robert Heller, một cố nhà báo, tác giả nổi tiếng về đề tài kinh doanh và quản trị doanh nghiệp, đã đem đến cho các nhà quản lý một cẩm nang để ra quyết định với tựa đề Kỹ năng ra quyết định (tựa tiếng Anh: Essential Managers Making Decisions, do Nhà xuất bản Dorling Kindersley Limited, London phát hành năm 1998).

Kỹ năng ra quyết định bao gồm ba phần: Phân tích việc ra quyết định, đạt được một quyết định, thực thi một quyết định. Xuyên suốt nội dung của cuốn sách là tổng hợp những lời khuyên, các điểm cần lưu ý được trình bày trong những ô riêng biệt, giúp người đọc dễ dàng ghi nhớ hoặc tra cứu lại khi cần thiết.


Tác giả đã dẫn dắt người đọc qua từng chủ đề với một văn phong giản dị và những ví dụ thực tế sinh động, từ việc tìm hiểu quyết định là gì, ai là người ra quyết định, các loại quyết định, các phương pháp ra quyết định cho đến xử lý quyết định do người khác đưa ra.

Dưới đây là một số chủ đề khá thú vị về kỹ năng ra quyết định được tác giả đề cập trong cuốn sách mà không phải nhà quản lý nào cũng hiểu và quan tâm đúng mực trong quá trình ra quyết định:

Văn hóa công ty. Nhà quản trị cần phải hiểu rõ văn hóa của công ty để biết được những quyết định nào có thể được chấp nhận và những quyết định nào chắc chắn bị loại trừ.

Liên quan đến việc ra quyết định, văn hóa công ty có thể chia thành hai xu hướng chính: thích mạo hiểm và không thích mạo hiểm. Một công ty không thích mạo hiểm sẽ khó có thể chấp nhận những ý tưởng mới mà chỉ tập trung vào việc xử lý các vấn đề phát sinh.

Trách nhiệm của nhà quản lý. Nhà quản lý nên tránh việc tham gia quá nhiều vào một quyết định mà mình đã phân cấp. Luôn đưa ra được lý do nếu phản đối một quyết định đã được phân cấp. Một công ty càng có nhiều cấp nhưng thiếu sự phân cấp trong việc ra các quyết định thì công việc sẽ bị ùn tắc.

Một số loại quyết định. Heller đã giúp các nhà quản lý hệ thống hóa các loại quyết định và ý nghĩa, trường hợp áp dụng, của từng loại quyết định như: quyết định có thể thay đổi được và không thay đổi được, quyết định mang tính thử nghiệm, thử nghiệm và sai lầm, quyết định chia thành nhiều giai đoạn, quyết định cẩn thận, quyết định có điều kiện và quyết định trì hoãn. Chẳng hạn, quyết định thử nghiệm và sai lầm cho phép nhà quản lý điều chỉnh kế hoạch một cách liên tục trước khi có cam kết hoàn toàn và cuối cùng.

Đối tượng tham gia vào việc quyết định. Tác giả đưa ra ba phương pháp với đặc điểm và tình huống áp dụng cho từng phương pháp: tham gia ít, tham gia trung bình và tham gia nhiều. Trong đó, phương pháp tham gia ít liên quan đến những quyết định mang tính mệnh lệnh do giám đốc tự quyết định và thường được đưa ra trong những tình huống khẩn cấp.

Sử dụng phân tích SWOT. Đó là phân tích các điểm mạnh (Strengths), điểm yếu (Weaknesses), cơ hội (Opportunities), thách thức (Threats) để xác định vị trí của công ty, nhóm làm việc, hay sản phẩm trên thị trường để từ đó đưa ra những kết luận vững chắc và những quyết định mang tính chiến lược.

Giảm thiểu rủi ro. Hầu hết các quyết định đều có một mức độ không chắc chắn nào đó. Nhà quản lý cần sử dụng kinh nghiệm và phán đoán riêng của mình để loại trừ những nghi ngờ ra khỏi tình huống càng nhiều càng tốt. Tác giả cũng khuyên các nhà quản lý đừng bao giờ hy sinh tương lai cho ngắn hạn trừ khi không còn chọn lựa nào khác.

Sử dụng các chiến lược đảo ngược tình huống. Những người ra quyết định cần phải có tầm nhìn rộng và cân nhắc ảnh hưởng của nhiều kết quả khác nhau. Sau khi đánh giá các rủi ro, hãy cố gắng xây dựng một mạng lưới an toàn để giảm thiểu những rủi ro đó. Những quyết định vội vã sẽ khó có thể thành công.

Xử lý phản đối. Heller khuyên các nhà quản lý nên xem sự phản đối như là một phần đóng góp quý giá trong quá trình ra quyết định. Hãy luôn tìm hiểu nguyên nhân thực sự đằng sau sự phản đối và giải quyết chúng bằng sự thông minh và khéo léo.

Xử lý quyết định của người khác. Hầu hết các quyết định được phân cấp và liên quan đến cấp dưới. Người được phân cấp nên làm rõ công việc được phân công cho mình, mức độ ra quyết định và trách nhiệm liên quan đến những công việc ấy.

Đừng nhượng bộ quá dễ dàng việc can thiệp của cấp trên đối với một công việc đã được phân cấp mà hãy thuyết phục để họ ủng hộ cho dự án của mình.