Cẩm nang làm việc với người Nhật (phần 2)

Giờ đây, sau gần 30 năm, John C.Condon - với sự hợp tác của Tomoko Masumoto, đã chỉnh sửa, cập nhật và bổ sung nhiều chi tiết hướng dẫn, đặc biệt dành cho những người làm việc trong các tổ chức của Nhật.

5. Không gian

Ngay cả khi giao tiếp trong thực tại ảo ngày càng diễn ra nhiều hơn, thì ở Nhật, bối cảnh giao tiếp vẫn là điều vô cùng quan trọng. Cuộc trò chuyện diễn ra ở đâu quan trọng đến nỗi nó có thể quyết định điều gì sẽ được nói hay chia sẻ, và điều gì thì không.

Những người đến thăm Tokyo, Osaka hay bất cứ thành phố lớn nào ở Nhật đều thường kinh ngạc vì số lượng khổng lồ các quán bar và nhà hàng nhỏ ở đây. Ngoài việc mang lại những điều mà các quán bar, nhà hàng khắp nơi trên thế giới có, những địa điểm này còn đóng vai trò là nơi những người từ văn phòng có thể đến để trò chuyện về nhiều vấn đề, theo những cách không thể xảy ra trong giờ làm việc ở công sở.

Người Nhật có sự phân biệt rõ ràng giữa những gì liên quan tới gia đình, nhóm trong trường, công ty (bên trong) và những vấn đề nằm ngoài phạm vi đó (bên ngoài).

Bởi vậy, những hành vi được coi là phù hợp bên trong nhóm của ai đó có thể khá khác so với những tiêu chuẩn ứng xử thích hợp với người bên ngoài nhóm. Tiêu chuẩn kép này là điều có thể dự đoán.

Giáo sư Chie Nakane mô tả các mối quan hệ của người Nhật được phân chia tương đối giữa ba phạm vi khác nhau: (1) trong những nhóm thân thiết nhất (uchi), bắt đầu với gia đình và bao gồm cả những nhóm gắn bó khăng khí khác; (2) trong môi trường xã hội của hôn nhân và hợp tác; (3) thế giới công cộng bên ngoài (soto) - những người lạ.

Vì thế, sẽ không có gì là ngạc nhiên khi thấy một quý ông vừa tỏ ra lịch sự quá mức (trong một tình huống diễn ra trước đó) đang chen lấn lên tàu điện đông đúc.

Do sự phân biệt giữa uchi và soto rất quan trọng cho bất cứ nhóm nào, từ tổ chức lớn tới các gia đình, người Nhật rất cẩn trọng trong việc cho phép ai gia nhập - nghĩa là, những người được công ty tuyển.

Tuy nhiên, một khi đã được thừa nhận, người đó sẽ trở thành một phần của "chúng ta" và chắc chắn không bị thải loại.

Tìm vị trí của mình

Trong một căn phòng Nhật Bản truyền thống, sẽ có một "chỗ thấp" (shimoza) và một "chỗ cao" (kamiza). Người là khách mời danh dự, người lớn tuổi nhất trong gia đình, hay người có vị trí cao nhất trong tổ chức sẽ ngồi ở chỗ cao.

Với khách nước ngoài, những người được đối xử như một vị khách, lời khuyên tốt nhất về chỗ ngồi là từ tốn và để cho chủ nhà hướng dẫn. Như vậy họ không cảm thấy thiếu thoải mái trong suốt buổi gặp hay bữa ăn vì chọn sai chỗ.

Cách bài trí văn phòng điển hình của Nhật là một không gian mở với các bàn được xếp thành cụm, theo các hàng, và mọi người làm việc cạnh nhau, mỗi người đối diện với ai đó ở phía bên kia. Ngồi ở cuối phòng, nhìn bao quát toàn bộ văn phòng là vị quản lý.

Trong một nền văn hoá nơi các biểu hiện không lời phổ biến có thể thể hiện nhiều hơn những gì được nói ra, văn phòng mở là một môi trường quan trọng cho việc truyền đạt thông tin.

6. Thời gian

Trong ngôn ngữ kinh doanh và chính trị, đôi khi người ta đùa rằng một kế hoạch dài hạn ở Mỹ tương đương với kế hoạch ngắn hạn ở Nhật.

Ở Mỹ, “một thời gian dài” có thể là một năm, hay bốn quý của một năm tài chính. Ở Nhật, không hiếm khi “một thời gian dài” là ít nhất 30 năm. Tới gần đây, điều này vẫn là chu kỳ chuẩn bị cho một nhân viên làm việc cho một công ty.

Trong một khảo sát về 31 nước có tầm nhìn lâu dài trong kinh doanh, Nhật Bản đứng thứ nhất, theo sau là Thụy Điển, Mỹ đứng thứ 19.

Người Nhật không phân tách quá rõ ràng giờ làm việc với thời gian sau giờ làm như cách nhiều người Mỹ và phương Tây khác thường làm. Ở Nhật, người ta mong muốn và đánh giá cao việc chia sẻ thời gian với các đồng nghiệp, không chỉ trong giờ làm mà cả sau đó nữa.

Làm quá giờ ở công sở là chuyện không có gì lạ, không mong đợi được thưởng thêm. Trong một số trường hợp, đơn giản là công việc đòi hỏi phải làm thêm giờ, nhưng trong các trường hợp khác thì chính sự trân trọng mối quan hệ với đồng nghiệp đòi hỏi phải “ở lại ngoài giờ”.

Vậy mất bao lâu thì một người nước ngoài hòa nhập được vào một tổ chức của Nhật? Mất bao lâu để trở thành một nhân viên hiệu quả và có cống hiến trong một tổ chức?

Câu trả lời từ các giám sát người Nhật là “khoảng một tuần” tới “vài tháng”, tùy vào tính cách của thực tập sinh.

Tuy vậy, trên thực tế, ngay cả một kỹ sư người Nhật cũng mất chừng 5 năm trước khi đạt yêu cầu, với “hành trình” cụ thể là: Sẽ mất một năm để thành thạo ngôn ngữ, bao gồm các từ chuyên môn. Trong năm thứ hai, một nghiên cứu viên mới sẽ tìm hiểu về tổ chức. Ở năm thứ ba, họ sẽ tìm hiểu vị trí của mình trong tổ chức. Sau đó, họ có thể bắt đầu nghiên cứu của riêng mình và có được kết quả trong khoảng năm thứ năm.

Một giám sát người Nhật cho biết: “Nếu ai đó muốn năng động trong kinh doanh, nhất thiết phải thông thạo tiếng Nhật. Tôi thậm chí không để sinh viên Nhật mới ra trường được làm việc với khách hàng. Những người Nhật trẻ mới chỉ sử dụng những cụm từ quen thuộc và các chữ viết tắt họ nghe thấy trên các chương trình truyền hình, nên phải mất 4 đến 5 năm để học tiếng Nhật tử tế trước khi họ làm việc với khách hàng của chúng tôi.

 Ngay cả nếu một thực tập sinh nước ngoài có một tấm bằng trên đại học, thì việc tới công ty chúng tôi không phải là bắt đầu sự nghiệp, mà chỉ là bước đầu tiến tới sự nghiệp. Với những nhân viên mới người Nhật cũng vậy, sẽ mất ít nhất là 5 năm.

7. Phản hồi

Một giám sát người Nhật giải thích quan điểm về vấn đề phản hồi: “Chúng tôi không nghĩ phản hồi là điều cần thiết. Tôi nghĩ đó là khác biệt về văn hóa. Ở Nhật, nếu chúng tôi không có bất cứ phàn nàn hay nhận xét cụ thể nào, điều đó đồng nghĩa với sự đánh giá tốt nhất. Nhưng có vẻ như với những người đến từ Mỹ, nếu không có nhận xét, họ sẽ nghĩ là có vấn đề”.

Các quản lý người Mỹ khen ngợi các nhân viên làm việc tốt, và coi việc khen ngợi là một yếu tố quan trọng để khuyến khích người Mỹ ở nơi làm việc.

Nhật Bản cũng có thể ca ngợi ai đó ở nơi công cộng, nhưng vì những lý do khác và hiếm hoi hơn. Người Nhật ca ngợi công khai để nâng cao thể diện, trong khi người Mỹ khen ngợi là để khuyến khích chất lượng hoạt động.

Loại ngôn từ được sử dụng để ca ngợi giữa các nền văn hóa cũng khác nhau. Những từ ở mức so sánh cao nhất như “tuyệt vời”, “làm quá tốt”, “thành tựu xuất sắc” được thể hiện quá thường xuyên sẽ khiến người châu Á thấy rỗng tuếch.

8. Học hỏi qua công việc

Học hỏi, và học hỏi không ngừng. Đây là một trong những giá trị quan trọng nhất ở Nhật Bản từ xưa đến nay.

Giống như ở nhiều nơi trên thế giới, giáo viên được coi trọng và tôn vinh rất lâu sau khi các lứa học sinh của họ trưởng thành và đi theo con đường riêng.

Phương pháp học tập là điểm tiết lộ nhiều về văn hóa và mối quan hệ giữa các nền văn hóa.

Nhà nhân chủng học Edward T.Hall phân biệt 3 loại hình học tập: chính thống, kỹ thuật và không chính thống. Ở Nhật Bản, mỗi loại đóng một vai trò quan trọng trong công sở và phòng thí nghiệm, cũng như trong lớp học.

Phương pháp học tập chính thống bao gồm giáo viên và học sinh. Ở công sở, giáo viên có thể là người giám sát hoặc một đồng nghiệp có nhiều kinh nghiệm hơn.

Khi ai đó lần đầu học tập trong mối quan hệ chính thống, việc người học đặt ra câu hỏi về những vấn đề chưa thực sự hiểu rõ được cho là phù hợp, thậm chí được mong đợi. (Tuy nhiên, không nên lặp lại cùng một câu hỏi quá nhiều lần).

Ở các công ty của Nhật Bản, năm đầu tiên làm việc của nhân viên là thời gian phù hợp để đưa ra các câu hỏi.

Phương pháp học tập chính thống đạt hiệu quả khi mối quan hệ giữa giáo viên và học sinh được thiết lập rõ ràng.

Phương pháp kỹ thuật cũng hướng tới cách thức đúng đắn hoặc cách tốt nhất để làm điều gì đó, nhưng ở dạng thức không cần tới sự có mặt của một giáo viên trực tiếp giảng dạy.

Giọng nói mô phỏng một ngoại ngữ mà ai đó đang học là một ví dụ về phương pháp học “kỹ thuật”. Càng ngày người ta càng học theo hình thức khách quan này nhiều hơn.

Khi tập làm quen với phong cách làm việc ở một nền văn hóa khác, phương pháp học phi chính thống là hình thức quan trọng nhất. Đây là hình thức học thông qua quan sát và thử sai.

Quan sát là bí quyết của phương pháp học không chính thống. Người được đánh giá cao là người tiếp thu một cách nhanh chóng. “Sasshi ga hayai” là lời khen ngợi ở Nhật.

Ngày làm việc của người Nhật không kết thúc lúc 5 giờ chiều. Thông thường mọi người ở lại văn phòng cho đến buổi tối, và đây là khoảng thời gian họ cảm thấy thoải mái nhất. Thời điểm này trở thành thời gian dành cho việc học phi chính thống - cách thức đã được chứng minh hiệu quả nhất đối với những người nước ngoài hay người mới tham gia vào một tổ chức ở Nhật. Đó là lúc họ có thể tìm hiểu về mọi người và tổ chức theo cách không thể thực hiện trong thời gian làm việc chính thức.

Đặt câu hỏi là một phần trong phương thức học chính thống; học tập thông qua việc đặt câu hỏi là một phần của hình thức học phi chính thống. Tuy nhiên, Hall đã khuyên những ai tới làm việc ở Nhật là cố gắng tìm ra phương pháp vận hành của sự việc bằng cách quan sát, bởi lẽ không ai có thể trả lời câu hỏi cho bạn, vì họ chỉ là một phần trong cả chuỗi vận hành.

Có một lý do khác cho việc không đặt những loại câu hỏi nhất định. Giáo sư Kichiro Hayashi khuyên những ai tới Nhật làm việc không nên đặt câu hỏi, bởi vì ở Nhật, sự chú tâm tới mọi việc có thể quan trọng hơn phát ngôn.

Khả năng cảm nhận được tâm trạng, chú ý tới dáng vẻ và thái độ của người khác, và nhận thức được chuyện gì đang diễn ra, khả năng liên tục kiểm tra, xác nhận, hoặc thay đổi ấn tượng của mọi người được đánh giá cao ở Nhật.

9. Hòa hợp với nhịp điệu của năm

Văn hóa làm việc của người Nhật chú trọng tới sự bắt đầu và kết thúc của năm. Ngày làm việc đầu tiên của năm thường yêu cầu sự chú ý đặc biệt tới cách ăn mặc và có thể có bài phát biểu của cán bộ công ty. Ngày làm việc cuối cùng của năm thường là ngày nhân viên dọn dẹp sạch sẽ văn phòng, khu vực làm việc trước khi về nghỉ năm mới.

Ngày đầu năm mới là ngày đầu tiên của tháng Một. Nhưng năm làm việc mới của Nhật bắt đầu vào tháng Tư, cũng giống như năm học mới. Các nhân viên mới được tuyển dụng bắt đầu làm việc từ tháng Tư.

Kinh nghiệm làm việc của người tới Nhật bắt đầu từ tháng Tư sẽ rất khác với kinh nghiệm làm việc của người đến vào tháng Tám – thời điểm cường độ công việc chậm nhất trong năm.

Người nước ngoài tới Nhật làm việc cần chú ý và hòa nhập vào các ngày nghỉ lễ và sự kiện ở đây.

10. Bảy gợi ý khi làm việc ở Nhật Bản

1/ Hãy ghi nhớ điểm thu hút bạn đầu tiên ở Nhật Bản. Đó có thể là những điều không liên quan đến công việc, nhưng chúng có thể mang lại điểm kết nối. Hãy nghiêm túc theo đuổi những sở thích của bạn với những người cũng nghiêm túc, nhưng ở môi trường bên ngoài công sở.

2/ Duy trì học tiếng Nhật. Cảm giác bất ổn về khả năng ngôn ngữ là điều bình thường. Thời điểm giữa lúc chính thức kết thúc ngày làm việc và lúc mọi người ra về là khoảng thời gian có thể đề nghị được giúp đỡ trong việc học tiếng. Đây cũng là dấu hiệu cho thấy thái độ nghiêm túc của bạn, và có thể thể hiện sự cởi mở với mọi người để được họ khuyến khích và giúp đỡ.

3/ Tiếng Anh được sử dụng ở đây. Giúp đỡ đồng nghiệp về tiếng Anh thường là một phần trong những vai trò công ty mong đợi đối với những nhân viên người nước ngoài.

4/ Nói về đồ ăn. Với những ai tới làm việc và sống ở Nhật, chủ đề ẩm thực là chủ đề tốt nhất để tham gia và thể hiện sự hiếu kỳ và trân trọng, cũng là thời điểm để học hỏi được nhiều điều và tạo các mối liên kết cá nhân.

5/ “Tôi để ý thấy trên truyền hình…”. Bất kỳ ai đến làm việc ở Nhật cũng được khuyên nên chú ý một chút tới mốt mới nhất – một xu hướng đang thịnh hành nhất. Phong độ của đội bóng chày yêu thích của địa phương, ca sĩ, diễn viên, thậm chí thần tượng tuổi teen – những thứ có thể thấy trên truyền hình - thể hiện bạn có nhận biết về những chuyện đang diễn ra bên ngoài công sở. Nó có thể trở thành đề tài dẫn đến một cuộc trò chuyện thú vị với người địa phương, đồng nghiệp.

6/ Có sổ ghi chép. Hầu hết những điều diễn ra trong một môi trường mới đều xứng đáng được ghi chú lại, cho dù dưới dạng thức nào.

7/ Kết bạn. Những điều bạn có thể học hỏi được khi nói chuyện với bạn bè nhiều hơn bất kỳ khóa học nào. Không phải thông tin kỹ thuật hay thông tin được chuyên biệt hóa trong công sở, mà giao tiếp và mối quan hệ mới là những điều quan trọng đặc biệt.

Một số thuật ngữ hữu dụng cần biết khi tới Nhật làm việc: Hội họp Chõrei (triều lễ): Một số công ty sáng nào cũng họp chõrei, trong khi các công ty khác lại thực hiện vào thứ Hai hằng tuần. Tất cả nhân viên trong phòng hay một bộ phận lớn hơn sẽ tập hợp lại và họp ngắn về những thông báo chung. Kaigi (họp chính thức): Kaigi ở Nhật nổi tiếng vì kéo dài vài giờ đồng hồ. Jũyaku kaigi là cuộc họp lãnh đạo. Mitingu (họp mặt): Người Nhật mượn từ trong tiếng Anh. Từ này có thể được sử dụng thay cho kaigi hay uchiawase, mũting nghe thân mật hơn kaigi. Uchiawase: Kiểu họp mặt này là để lên kế hoạch thực tế hay chia sẻ thông tin. Từ này có thể được sử dụng cho cả các cuộc họp trong công ty và với đối tác kinh doanh. Chức danh và mối quan hệ Shachõ: Chủ tịch công ty. Buchõ: Giám đốc bộ phận. Kachõ: Trưởng phòng. Kakarichõ: Trưởng bộ phận. Shinnyũ-shain / Shinjin: Nhân viên mới tuyển, thường là những người mới ra trường. Jõchi và buka: Jõchi là người giám sát, buka là cấp dưới. Senpai và kõhai: Trong bối cảnh công việc, một senpai là người vào công ty trước bạn và/hoặc có nhiều kinh nghiệm hơn; kõhai là người vào công ty sau bạn và thường trẻ hơn bạn. Dõkisei/dõki: Trong bối cảnh công việc, những nhân viên bắt đầu cùng một lúc ở cùng một công ty. Torihiki-saki: Những công ty khác nhau làm ăn với công ty của bạn. Đôi khi một công ty như thế còn được gọi là Torihikisaki-san, như thể là một người vậy. Kiểu nhân viên Shain: Nhân viên công ty. Sai-shain: Nhân viên toàn thời gian. Theo truyền thống, địa vị sai-shain ở Nhật nghĩa là “nhân viên trọn đời”. Keiyaku-shain: Nhân viên hợp đồng có thể được xếp vào hạng mục này. Keiyahu-shain được công ty tuyển trực tiếp hoặc được một công ty dịch vụ nhân sự gửi tới. Lương của họ được trả theo giờ và bảo hiểm hay các gói bồi thường của họ khác so với những người làm toàn thời gian. Kenshũ-sei: Thực tập sinh. Trong các tổ chức của Nhật, ngay cả nếu kenshũ-sei được tuyển vào các vị trí toàn thời gian, thì mấy tháng đầu vẫn là “thời gian thử thách”. Vì thế, họ có thể được gọi là kenshũ-sei hoặc shinnyũ-shain / shinjin (nhân viên mới). Arubaito (Albait): Nhân viên bán thời gian. Albait tương tự như keiyaku-shain, vì lương của họ được trả theo giờ. Tuy nhiên, lịch làm việc của albeit kém ổn định hơn và thường ám chỉ một vị trí tạm thời. Các công việc bán thời gian cho sinh viên đại học được xếp vào dạng này. O.L: Nhân viên nữ. Các buổi tiệc nơi làm việc Kangei-kai: Tiệc chào mừng. Sõbetsu-kai: Tiệc chia tay. Bõnen-kai: Tiệc cuối năm. Shinnen-kai: Tiệc năm mới.