Xây dựng hệ thống Doanh nghiệp vận hành tự động, nói dễ làm khó

Tất cả chỉ dừng lại ở mong muốn khi bạn không biết cách xây dựng hệ thống và quản trị hệ thống của mình. Dưới đây là quy trình cần thiết để tự động hóa một doanh nghiệp.

Xây dựng hệ thống doanh nghiệp

Bước 1: Xây dựng được bảng dòng tiền doanh nghiệp (Cashflow)

Bảng dòng tiền doanh nghiệp phản ánh đầy đủ về các thông số: Doanh số, doanh thu, công nợ, chi phí cho từng phòng ban, kế hoạch đầu tư, lợi nhuận và dòng tiền. Từ đó, CEO luôn chủ động được về Dòng tiền và điều chỉnh các thông số cần thiết, đảm bảo hoạt động kinh doanh tối ưu và hiệu quả.

Bước 2: Xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Từ bảng dòng tiền doanh nghiệp, CEO biết được chi phí quỹ lương của từng phòng ban để xây dựng cơ cấu tổ chức và định biên nhân sự.

Bước 3: Rà soát tính khả thi của cơ cấu tổ chức

Bước tiếp theo, là bước thẩm định được tính khả thi của cơ cấu tổ chức, thông qua việc CEO xây dựng hệ thống chính sách và mục tiêu của từng nhân viên, từng phòng ban. Để đảm bảo được việc này, bạn cần xây dựng được chính sách để nhân viên lựa chọn công ty bạn, chứ không phải công ty đối thủ. Tuy nhiên, với chi phí chính sách đó, có đảm bảo được Doanh số và doanh nghiệp vận hành hiệu quả không. Từ đó, biết cách thêm, bớt nhân viên, điều chỉnh chính sách nhân viên phù hợp.

Bước 4: Xây dựng thông số quản trị

Để kiểm soát được hiệu quả công việc của từng phòng ban và từng nhân viên. Ở bước này, CEO phải xây dựng hệ thống báo cáo kết quả công việc trên cơ sở các con số thay vì đánh giá kết quả dựa trên cảm tính.

Bước 5: Xây dựng báo cáo mẫu cho từng phòng ban

CEO phải xác định được mong muốn của mình về các thông số nào đối với từng phòng ban, từng nhân viên. Từ đó, xây dựng hệ thống các báo cáo mẫu nhằm đạt được yêu cầu về thông số quản trị của mình.

Bước 6: Xây dựng được quy trình họp giao ban

Dựa trên kết quả từ báo cáo, CEO cần xây dựng quy trình họp giao ban hàng tuần, hàng tháng trên cơ sở nhân viên tự nhận diện kết quả làm việc của mình, chủ động tìm ra các nguyên nhân thống nhất trong cuộc họp, đưa ra giải pháp và hành động để thay đổi kết quả hoạt động của Doanh nghiệp.

Kỹ năng lãnh đạo

Bạn đã xây dựng được hệ thống, nhưng để vận hành được, bạn cần phải có 2 kỹ năng lãnh đạo:

Kỹ năng thứ nhất: CEO phải biết được tư duy của một nhà lãnh đạo hiện đại, các phong cách lãnh đạo của CEO và cách ứng dụng các phong cách lãnh đạo trong quá trình vận hành Doanh nghiệp.

Kỹ năng thứ hai: Kỹ năng “biến” các quản lý cấp trung trở thành cố vấn cho mình, thay vì CEO trở thành “trợ lý” cho họ. Vì vậy, bạn cần phải có kỹ năng dẫn dắt hệ thống.

Có quá nhiều lý do để bạn bận rộn tối ngày trong công ty: Lập kế hoạch kinh doanh, đọc báo cáo, xử lý các vấn đề…Dù là bất kỳ lý do nào đi nữa, nếu một ngày đẹp trời bạn không đủ sức khỏe để đến công ty, mọi hoạt động Doanh nghiệp cũng sẽ ngừng lại theo bạn. Vì vậy, hãy dừng lại hôm nay, để chuẩn bị thật tốt cho ngày mai.

Tham gia chương trình “KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG” do Chuyên gia Ngô Minh Tuấn – Chủ tịch Tập đoàn CEO Việt Nam trực tiếp huấn luyện và đào tạo – “Người đã xây dựng và vận hành tự động được hệ thống, chứ không phải là người chỉ nghiên cứu ra hệ thống”.

Mọi thông tin về chương trình vui lòng truy cập Tại đây