Chinh phục chuẩn ISO trong nội bộ doanh nghiệp nhờ ứng dụng công nghệ thông tin hiệu quả

Ứng dụng chuẩn ISO hay vấn đề “thắt cổ chai” trong quá trình vận hành chưa được giải quyết

Các doanh nghiệp thường xuyên gặp phải vấn đề thắt cổ chai trong quá trình vận hành do những khó khăn trong việc triển khai các quy trình hoạt động hay sản xuất dẫn đến hiệu quả công việc thường không cao hay thậm chí là rất thấp.

Bản chất của các quy trình là luôn phải được cải tiến, cập nhật, thay đổi theo sự phát triển của doanh nghiệp, thị trường và xã hội (Continuous Improvement). Một số khó khăn trong việc thực hiện quy trình trong doanh nghiệp như: mất thời gian để lập quy trình, nhưng khả năng cập nhật, tinh chỉnh thường hạn chế do tiêu hao nhiều công sức trong việc thiết kế, cập nhật và huấn luyện sử dụng. Bên cạnh đó, đội ngũ giám sát chặt chẽ việc thực hiện quy trình thường chưa đủ hiệu quả, thường gặp khó khăn trong việc thực hiện, nhắc nhở nhân viên tham gia quy trình chính xác, đúng hạn (liên quan đến lỗi cá nhân (human mistake) và chất lượng đào tạo việc thực hiện quy trình cho nhân viên)

Với các biểu mẫu cần có nhiều chữ ký của các lãnh đạo từ cấp trung đến cấp cao thì sự tự điều chỉnh của nhân viên khi tham gia quy trình là một rủi ro lớn. Việc xét duyệt trên các tài liệu, biểu mẫu cần có thêm một hệ thống chuyên biệt để quản lý.

Xu hướng ứng dụng CNTT tự động hoá các quy trình/thủ tục

Ngày một trở nên bức thiết và cấp bách, việc xây dựng và vận hành hệ thống Business Process Management - BPM hỗ trợ cho doanh nghiệp trở nên vô cùng phổ biến, đặc biệt trong việc ứng dụng các tiêu chuẩn ISO trong quy trình nội bộ.

Ưu điểm của việc sử dụng CNTT trong việc quản lí quy trình nội bộ là vô số như giảm thiểu chi phí, hạn chế lỗi sai sót do con người, và tối ưu việc dự trữ dữ liệu, chăm sóc khách hàng...

Việc ứng dụng phần mềm quản lí giúp hạn chế xử lý công việc sai/không chính xác theo quy trình dẫn đến cần thêm thời gian để chỉnh sửa… hay giảm thiểu hoạt động giám sát trên mỗi một bước thực hiện của từng quy trình trong doanh nghiệp, trực tiếp giảm chi phí vận hành nội bộ.

Quan trọng hơn, các công việc tạo ra từ BPM trên từng quy trình từ quy trình hành chính hay các quy trình kinh doanh hỗ trợ bán hàng .... được theo dõi sát sao, chuẩn mực và chính xác một cách tự động, giúp tối ưu và tăng tốc quy trình quản lí trong nội bộ doanh nghiệp. Nhờ đó, việc hỗ trợ chăm sóc khách hàng cũng được cải thiện khi phần mềm giúp theo dõi toàn bộ yêu cầu hoặc thắc mắc từ khách hàng. Ngoài ra cũng có thể trả lời khách hàng một cách tự động trên nhiều kênh (email, ticket, SMS, Facebook ...) để đảm bảo sự hài lòng về mặt đáp ứng cho khách hàng của doanh nghiệp.

Giải pháp Business Process Management của YouNet SI

Được xây dựng trên nền tảng Social, áp dụng phương thức truyền thông nội bộ hiện đại, tiên tiến nhất cùng giải pháp thiết kế quy trình xét duyệt tự động đơn giản và hiệu quả nhất, giải pháp Business Process Management của YouNet SI giải quyết được hầu hết các vấn đề về xây dựng, vận hành, tuỳ chỉnh, cải tiến các quy trình xét duyệt, quản lý và vận hành trong doanh nghiệp, đáp ứng hoàn toàn với các tiêu chuẩn ISO mới nhất để giúp doanh nghiệp có một giải pháp quản lý vận hành trơn tru, hiệu quả với chi phí thấp nhất.

Với Business Process Management của YouNet SI, giải pháp tự động hoá 100% các quy trình xét duyệt trong doanh nghiệp một cách hiện đại kết hợp với hệ thống Thông báo qua Web, Ứng dụng di động (mobile app), Desktop app để đảm bảo mỗi một bước của từng quy trình hoạt động chuẩn xác, không sai sót và rất nhanh chóng theo thời gian thực.

Giảm thiểu chi phí và thời gian, các quy trình xét duyệt được thiết kế dễ dàng mà không cần sự can thiệp của đội ngũ lập trình viên thông qua công cụ kéo thả (drag-drop) dễ dàng, đáp ứng nhu cầu liên tục cập nhật thay đổi liên tục của các quy trình với chi phí thấp. Hơn thế, giải pháp của YouNet SI còn cung cấp hệ thống quản lý cấu hình (Configuration Management System) với các tính năng mạnh mẽ, các báo cáo kịp thời, minh bạch, chính xác và cụ thể trên từng quy trình giúp tăng tốc quá trình xử lý và vận hành quy trình nội bộ trong doanh nghiệp.

Việc tích hợp với các hệ thống sẵn có khác của doanh nghiệp (như ERP, HRM, Accounting/Finance, CRM, Core System,...) để tạo ra sự liên thông về mặt dữ liệu trong doanh nghiệp, giải pháp Business Process Management còn xoá nhoà hạn chế về khoảng cách địa lý đối với các doanh nghiệp có quy mô với nhiều địa điểm khác nhau, các dự án phải thực hiện ở nhiều vị trí khác nhau..

Bên cạnh đó, giải pháp Business Process Management giúp nhân viên tham gia vào các hoạt động của doanh nghiệp dễ dàng, chính xác và nhanh chóng, nhân viên được hướng dẫn cụ thể từng bước thông qua hệ thống, tự động tạo ra các công việc chính xác đến chi tiết cho mỗi một nhân viên hay mỗi phòng ban trong doanh nghiệp, tăng hiệu suất làm việc.

Cho đến nay, YouNet SI đã triển khai thành công nhiều quy trình tại các doanh nghiệp lớn như: Prudential Finance, Vietravel, AACorp, MobileFone, HSC, MERAP GROUP, TDI, Masan Group, ACBS, ABABank, SeABank, Saint-Gobain, SaigonCo.op, DatVietVAC, Coteccons, Ricons, BMWindows, Maserati, …bằng các quy trình về tài chính; quy trình làm việc hỗ trợ đầy đủ hành trình khách hàng (full customer journey support); tự động hoá các hoạt động Marketing; quy trình làm việc quản lý tài liệu,; CNTT, bộ phận trợ giúp và dịch vụ khách hàng, quản lý quy trình làm việc CRM cho nhân viên kinh doanh; tự động hóa quy trình nhân sự…

YouNet SI - Doanh nghiệp đi đầu trong tư vấn và triển khai các giải pháp quản trị truyền thông, cộng tác và số hóa các quy trình hoạt động Doanh nghiệp. YouNetSI hiện là đối tác chiến lược của Bitrix Inc. (Bitrix24 & BSM) trong triển khai hệ thống Bitrix24 tại thị trường Việt Nam, Đông Nam Á và Mỹ.

Liên hệ www.younetsi.com hoặc hotline: (+84) 91-958-7388 để nhận tư vấn trực tiếp.