Tổ chức - Quản lý sự kiện: Nghề cân não

Không ít các bạn trẻ được hòa mình vào những siêu phẩm của ngành sự kiện như Heineken Countdown Party, Soundfest… và ước ao trở thành một thành viên của Ban tổ chức. Tuy nhiên, để có được ánh hào quang rực rỡ, ít ai biết rằng dân “event’ phải trải qua những cuộc cân não căng thẳng, từ khâu lên ý tưởng, thiết kế hình ảnh, quản lý chi phí đến lập kế hoạch thực hiện và triển khai thực tế.

Quản lý sự kiện là gì?

Có nhiều cách hiểu thế nào là sự kiện tùy thuộc vào góc độ nhìn nhận của người trong nghề. Người làm marketing coi event là một công cụ below-the-line hữu ích giúp thương hiệu “giao tiếp” với nhóm khách hàng mục tiêu một cách chuẩn xác và ấn tượng nhất. Người làm công tác tổ chức hội nghị, hội thảo… nhìn nhận sự kiện là kết quả cuối cùng của một chuỗi các công việc hậu cần hướng đến việc thỏa mãn sự kỳ vọng của người tham dự…

Quản lý sự kiện thường bao gồm các bước: nghiên cứu thương hiệu, xác định đối tượng mà sự kiện hướng tới, đề ra mục tiêu của sự kiện, phát triển ý tưởng chủ đạo, lập ngân sách và kế hoạch triển khai, chuẩn bị logistic và các yếu tố kỹ thuật để thực hiện chương trình, tổng kết và tiến hành các hoạt động hậu kỳ khác giúp kéo dài hiệu ứng của sự kiện đó.

Những tố chất cơ bản của dân sự kiện có thể kể đến là óc tổ chức tốt, năng động, sáng tạo, kỹ năng làm việc nhóm tốt, cẩn thận đến từng chi tiết, có sức khỏe tốt và đam mê cháy bỏng với nghề. Ngoài những tố chất trên, muốn đạt được thành công, người làm sự kiện cần có óc quan sát. Mọi chi tiết trong cuộc sống dù là nhỏ nhất đều có thể trở thành tư liệu đáng quý cho một sự kiện trong tương lai và đôi khi lại trở thành ý tưởng mấu chốt làm nên một chương trình mới lạ, độc đáo. 

Tuy nhiên, để bền lâu với công việc này, người làm tổ chức sự kiện còn phải tôi luyện cho mình tinh thần thép để giữ được bình tĩnh và sáng suốt ứng phó với mọi sự cố bất ngờ. Một sự kiện thành công phải là một chương trình diễn ra “nuột nà” từ đầu đến cuối mà người tham dự không thể nhận ra những rắc rối nơi hậu trường, như một vũ công vẫn phải nhảy múa sao cho khán giả không thể nhận ra cô đang bị đau chân vậy.

Tổ chức/quản lý sự kiện: Nghề cân não

Để có được một sự kiện “chất”, người làm tổ chức sự kiện ngoài việc cần có những yếu tố mang tính lý thuyết như sức khỏe, kỹ năng, kiến thức… còn rất cần một “tinh thần thép” hay ngắn gọn là “cân não”. Vậy cân não ở những giai đoạn nào?

Lên ý tưởng: ý tưởng cho một chương trình không phải dễ mà có. Ngoài những phút xuất thần, thì người làm tổ chức sự kiện phải rèn luyện kỹ năng suy nghĩ và khái quát ý tưởng nhanh (brainstorm), tức là phải phân tích mọi ý nghĩ lóe lên trong đầu. Rất nhiều khi phải trăn trở với ý tưởng, mất ăn mất ngủ mà chưa chắc đã ra được “đứa con tinh thần” như ý.

Người làm nghề phải là người luôn tìm thấy cảm hứng trong công việc, vì những sáng kiến chỉ nảy sinh khi có cảm hứng. Cảm hứng cộng với một chút liều lĩnh dựa trên nền tảng là những kiến thức vững chắc về marketing, am hiểu tâm lý khán giả, thái độ cầu thị và luôn làm mới mình sẽ là những yếu tố nền tảng cho một ý tưởng đột phá. 

Bao nhiêu việc và người liên quan đến khâu: cắt băng khai mạc? (Nguồn: www.ducanhduhoc.com)

Đàm phán với khách hàng và nhà cung cấp. Luôn bắt bộ não phải suy nghĩ theo hướng làm cách nào để “quản lý” được khách hàng và kỳ vọng của họ. Rõ ràng, đối tượng khách hàng của những dự án liên quan đến tổ chức sự kiện cũng rất khác biệt. Khách hàng là người đưa ra rất nhiều phát kiến, nhiều điều trong số đó giúp ta nảy ra những ý tưởng thực hiện hiệu quả, nhưng không ít trong số đó lại khiến ta phải đau đầu giải thích về sự bất hợp lý hoặc cân nhắc để làm vừa ý khách hàng. Bạn biết rằng, ý tưởng là vô cùng trừu tượng và khó kiểm soát.

Để tổ chức một sự kiện thành công cần làm việc với rất nhiều bên liên quan và nhiều nhà cung cấp khác nhau. Làm cách nào để quản lý “hàng tá” nhà cung cấp một lúc mà vẫn phải đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng cho chương trình, thực sự là một bài toán nan giải. Mỗi nhà cung cấp được coi là một mắt xích trong chuỗi vận hành sự kiện, chỉ cần một mắt xích bị đứt, dây chuyền lập tức bị gián đoạn và ảnh hưởng. Đó là lý do, vì sao những người làm công tác tổ chức sự kiện luôn phải lường trước và có phương án dự phòng cho những rủi ro từ nhà cung cấp để không bị rơi tình thế “tiến thoái lưỡng nan”.

Làn sao để khách biết đến sự kiện và tham gia?

Sẽ ra sao nếu bỏ một khoản tiền kha khá, cùng công sức - để tổ chức một sự kiện mà có quá ít người tham gia? Bài toán về cost-effective… đau đầu không ít nhà tổ chức sự kiện. (Ảnh: Lễ khai mạc triển lãm du học Đức Anh 2011. Nguồn: www.ducanhduhoc.com)

Các sự cố không mời mà đến trong quá trình thực hiện như những “cơn đau tim” vậy. Tổ chức sự kiện nghĩa là có sự tham gia của nhiều người và bất kỳ sự cố nào cũng có “nguy cơ” ảnh hưởng đến nhiều người và bạn cũng hiểu hiệu ứng đám đông có sức mạnh như thế nào? Dù cả ekip đã nỗ lực hết sức cho một sự kiện nhưng vẫn không thể tránh khỏi một vài sự cố. Vậy cân não là để tìm ra hướng giải quyết thỏa đáng nhất, tốt nhất. Để có được hướng giải quyết hợp lý, bạn cần kinh qua nhiều trải nghiệm khác nhau để rút ra bài học chứ không chỉ đơn thuần là cố gắng suy nghĩ.

Thật khó để bạn trẻ có thể vừa trau dồi tri thức, vừa phải học cách vượt qua những áp lực này. Tuy nhiên, mỗi công việc đều có một đặc thù riêng và nếu đã yêu nghề và quyết tâm với nghề, bạn phải luôn nỗ lực trau dồi, cập nhật bản thân. Vượt qua những áp lực này, người làm sự kiện giành được vinh quang riêng mà ít nghề nào có được, nó được ví như cảm giác chinh phục đỉnh Everest.

Lê Thanh An

(Account Manager – Goodwill Co.,)

Goodwill (www.goodwillasia.com) là một trong những nhà cung cấp dịch vụ MICE hàng đầu tại Việt Nam. Với đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm trong ngành du lịch và sự kiện, Goodwill MICE được nhiều doanh nghiệp trong nước và quốc tế tín nhiệm chọn làm đơn vị thiết kế và thực hiện các chương trình du lịch kết hợp hội nghị, hội thảo; các chương trình teambuilding, đào tạo; các chương trình triển lãm, khảo sát cũng như các chương trình truyền thông và nhiều loại hình sự kiện khác.