Làm sao để những cuộc họp kéo dài trở nên ý nghĩa hơn?

Bị gián đoạn bởi đại dịch Covid-19 và suy thoái kinh tế, năm 2020 vừa qua đã định nghĩa lại sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cũng như cách thức mà mỗi chúng ta buộc phải đối mặt với nó.

Đối với những người tuyển dụng lao động, trọng tâm chính của năm 2021 sẽ tiếp tục là hiệu quả trong quản lý nhóm nhân viên dưới quyền, đảm bảo sự gắn kết và năng suất giữa các thành viên đang phải làm việc từ xa.

Một cách đơn giản mà hiệu quả để vượt qua những thách thức này chính là tổ chức những cuộc họp dài hơn.

Các cuộc họp kéo dài giúp mọi người tham gia đều có thể đóng góp và chia sẻ ý tưởng. Một cuộc họp được tổ chức cẩn thận và chu đáo có thể hạn chế những cuộc họp không cần thiết sau đó, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian về lâu dài.

Quan trọng hơn, những cuộc họp kéo dài hơn giúp mọi người có thể thoải mái đóng góp các ý tưởng, qua đó giúp đóng góp vào mục tiêu lớn hơn của công ty.

Lợi ích của một cuộc họp kéo dài

Mặc dù không nhiều người cảm thấy hứng thú với các cuộc họp kéo dài, nhưng thực sự chúng sẽ giúp giải quyết những nhiệm vụ đang cần được thực hiện.

Những cuộc họp như vậy cung cấp thêm thời gian cần thiết để mọi người đều có thể tham gia vào các cuộc thảo luận, qua đó đảm bảo rằng tất cả đều biết chính xác con tàu đang đi theo hướng nào và tốc độ di chuyển của nó ra sao. Kết quả là hiệu quả công việc lâu dài được tăng thêm và sự liên kết nhóm sẽ tốt hơn.

Các cuộc họp kéo dài hơn cũng tạo cơ hội để những người tham gia có thể học hỏi, suy nghĩ và tham gia vào cuộc đối thoại, bởi họ có một không gian thoải mái và ít gò bó về thời gian.

Khung thời gian kéo dài cũng thuận tiện hơn cho những người có nhiều ý tưởng ngẫu nhiên hay những nhân viên với tính cách hướng nội và cần nhiều thời gian hơn để suy nghĩ trước khi phát biểu.

Một cuộc họp kéo dài chắc chắn mang lại những lợi ích khác biệt so với những cuộc họp bình thường khác. Cuộc họp kéo dài sẽ nâng cao tinh thần làm việc của các thành viên, mang đến cơ hội đóng góp ý kiến cho mọi thành viên tùy theo lĩnh vực công việc và vai trò của họ.

Xây dựng hệ thống chia sẻ ý tưởng

Chỉ đơn thuần kéo dài các cuộc họp là không đủ. Để thấy được hiệu quả thực sự của chúng đối với năng suất và tinh thần làm việc nhóm, bạn sẽ cần đưa ra các quy trình để đảm bảo tính xây dựng và trao quyền cho tất cả những người tham dự.

Trước tiên, hãy phát triển một chương trình hợp lý để mọi người có thể đưa ra các chủ đề thảo luận hoặc ý tưởng mới.

Sau đó, hãy dành vài phút để xác định rõ lý do cho cuộc họp của bạn. Tại sao bạn dành thời gian để có cuộc họp này? Câu hỏi này sẽ giúp giải quyết những sự lạc đề và làm rõ các vấn đề chính yếu bao gồm cả những yếu tố có thể nảy sinh trong cuộc họp.

Nếu bạn có thể phổ biến chương trình họp từ một đến hai ngày trước khi cuộc họp chính thức diễn ra, đồng thời xác định những công việc chuẩn bị cần thiết đối với những người tham gia, các thành viên trong cuộc họp sẽ có thời gian hợp lý để suy nghĩ về cách thức mà họ muốn đóng góp cho cuộc họp.

Khi mọi người tham gia đều hiểu rõ ràng về mục tiêu cốt lõi và các nhiệm vụ cần thiết của cuộc họp, họ sẽ đưa ra được các quyết định tốt nhất trong suốt quá trình dự họp.

Khuyến khích đối thoại, bàn luận sâu sắc

Cuối cùng, các cuộc họp kéo dài hơn thực sự khiến mọi người cảm thấy được trân trọng hơn, cảm thấy gắn bó và được lắng nghe hơn.

Hơn nữa, các cuộc họp kéo dài giúp giảm bớt các cuộc họp ngắn diễn ra tiếp theo hoặc các tin nhắn phiền phức đề cập đến các chi tiết chưa được giải đáp hết trong cuộc họp ngắn diễn ra trước đó.

Các cuộc họp kéo dài hơn cũng giúp nhóm nhân viên có thể tham gia vào các buổi đối thoại sâu sắc mang lại giá trị tích cực, bởi đó là khoảng thời gian họp tập trung không bị gián đoạn.

Thực tế, nếu được tiến hành đúng cách và phù hợp, các cuộc họp như vậy sẽ giúp giữ chân những nhân sự hàng đầu, thậm chí, góp phần giúp hạn chế tình trạng tiêu tốn thời gian, sức lực không cần thiết trong công việc.