Áp dụng 5S: Thay đổi nhỏ, hiệu quả lớn

Dù mỗi ngày đón rất nhiều khách hàng đến giao dịch nhưng không gian làm việc tại Trung tâm Dịch vụ Phân tích Thí nghiệm TP.HCM (CASE) luôn sạch sẽ, thoáng mát. Ngay cả ở các phòng kiểm nghiệm với rất nhiều máy móc, dụng cụ cũng được sắp đặt gọn gàng, sạch như lau như li.

Những tưởng để duy trì không gian làm việc như vậy phải tốn nhiều công sức hay chi phí thuê người dọn dẹp, nhưng tất cả đều được thực hiện bởi chính bàn tay của những nhân viên làm việc tại đây với công cụ 5S.

Ông Lê Thành Thọ, Phó Giám đốc CASE, cho biết trước đây, các mẫu xét nghiệm, thiết bị máy móc, hóa chất hay hồ sơ lưu trữ được để tràn lan, lung tung, không theo trình tự khoa học nào cả nên rất mất thời gian tìm kiếm, không gian làm việc vì vậy cũng bừa bộn ảnh hưởng đến năng suất lao động của nhân viên.

Từ năm 2017, khi vừa xây xong cơ sở mới, CASE đã quyết định áp dụng quy trình 5S vào quản lí trực quan để tạo ra phòng thí nghiệm hiện đại, sạch sẽ, an toàn.

Các quy trình cải tiến theo 5S được thực hiện bắt đầu từ sảnh tiếp đón với việc tổ chức phân luồng tiếp nhận khách hàng hợp lý, khoa học, bố trí các vật dụng phục vụ cho việc nhận mẫu, lưu trữ giấy tờ hồ sơ một cách gọn gàng, ngăn nắp. Các khu vực hay vật dụng lưu trữ đều có đánh dấu vị trí và ghi nhãn rõ ràng để dễ dàng nhận biết, sắp xếp.

Ông Thọ chia sẻ, khó khăn lớn nhất trong quá trình triển khai là thay đổi thói quen của người lao động. Tuy nhiên, bằng sự kiên trì, bền bỉ, nút thắt này dần được tháo gỡ. 

Sau gần 2 năm triển khai, đến nay toàn bộ các phòng ban tại CASE đã áp dụng chuẩn mô hình 5S.

“Việc áp dụng 5S giúp môi trường làm việc sạch sẽ thông thoáng, nhờ đó tâm lý nhân viên vui vẻ, thoải mái, ý thức tự giác cũng được nâng cao. Việc sắp xếp gọn gàng cũng góp phần giảm thời gian phân tích mẫu, tránh trễ mẫu, trễ hẹn với khách hàng”, ông Thọ nói.

Chị Đặng Thị Kim Hằng, nhân viên Phòng Phân tích sắc ký - CASE, cho hay khi mới làm quen với 5S chị thấy rất khó khăn vì cái gì cũng phải sắp đặt tỉ mỉ, theo thứ tự. “Nhưng khi mình quen rồi thì thấy công việc thuận lợi hơn.  Không gian làm việc sạch sẽ, thông thoáng, đồ đạc sắp xếp khoa học, gọn gàng cũng tạo không khí làm việc thoải mái hơn”.

Đồng quan điểm, chị Trần Thị Hiền, Phó trưởng phòng Hữu cơ nông sản thực phẩm, cũng cho rằng từ khi áp dụng 5S, chị nhận thấy công việc trôi chảy hơn, thời gian rút ngắn hơn rất nhiều, hiệu quả công việc cao hơn, không dẫn đến sai sót. Nhờ đó, mối quan hệ với các đồng nghiệp cũng tốt đẹp hơn.  

Việc áp dụng công cụ 5S cũng góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp của CASE, tạo ấn tượng tốt với khách hàng khi đến Trung tâm. 

Là một đối tác có hơn 10 năm giao dịch với CASE, anh Nguyễn Thành Trung, công ty CP Thực phẩm Trung Sơn, cho biết: “Dịch vụ của CASE rất tốt, từ các khâu nhận hàng, trả kết quả đều nhanh chóng, chính xác. Trước đây, nộp mẫu cả tuần mới có kết quả thì nay chỉ còn 3-4 ngày”.

Có cùng nhận xét tương tự, anh Mai Bá Nghiệp, Công ty TNHH Đồ hộp Việt Cường, chia sẻ: “So với các trung tâm khác mà tôi đi gửi mẫu ở đây phục vụ nhanh hơn nhiều, có quy trình đầy đủ, mình vào từ khâu hướng dẫn đến đóng tiền nhanh gọn. Mình rất hài lòng và sẽ gắn bó với CASE nhiều hơn”.

Hiện nay, các doanh nghiệp tại TP. HCM muốn áp dụng mô hình này hoàn toàn có thể được hướng dẫn toàn bộ quy trình với sự hỗ trợ của Chi cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng TP. HCM và Trung tâm Phân tích Dịch vụ Thí nghiệm thuộc Sở Khoa học và Công nghệ TP. HCM.

Theo Chi cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng TP. HCM, mô hình 5S nếu được triển khai rộng rãi hơn tại nhiều doanh nghiệp sẽ góp phần nâng cao năng suất lao động đáng kể. Những doanh nghiệp kiểu mẫu này sẽ được hỗ trợ kinh phí xây dựng, mở rộng các hệ thống quản lý, công cụ năng suất chất lượng cũng như được hỗ trợ về mặt truyền thông và tham quan, học tập các doanh nghiệp khác.