Công chức "ngộp" công nghệ, mỗi ngày phải điểm danh ở gần 20 cổng

Với một công chức cấp cơ sở như chị Hoàng Thùy (tên nhân vật đã thay đổi), chuyển đổi số không chỉ là những biểu đồ báo cáo bắt mắt, mà đôi khi là cuộc vật lộn giữa mê hồn trận của hàng chục phần mềm/ứng dụng chuyên ngành.

"Nếu liệt kê hết, có những vị trí công chức như tôi phải sử dụng tới hơn 40 phần mềm khác nhau", chị Thuỳ chia sẻ. 

Riêng những đầu việc thường xuyên, chị phải duy trì đăng nhập vào 18 cổng thông tin và ứng dụng từ quản lý văn bản, dịch vụ công, biên lai điện tử cho đến các hệ thống theo dõi nhiệm vụ như HanoiWork hay I-Cabinet.

Câu chuyện của chị Thuỳ là điển hình cho áp lực chạy theo công nghệ mà nhiều công chức đang đối mặt khi các hệ thống chưa thực sự liên thông.

Nỗi lo "một việc, hai lần làm"

Một trong những bất cập lớn nhất được chị Thuỳ chỉ ra là sự thiếu đồng bộ giữa các phần mềm. Theo quy trình, khi một văn bản đến, công chức xử lý trên hệ thống Quản lý văn bản. Sau khi hoàn thành và có kết quả phúc đáp, về lý thuyết, công việc đã kết thúc. Thế nhưng, để được ghi nhận chỉ số đánh giá hiệu quả công việc (KPI), chị lại phải thao tác thêm một lần nữa trên hệ thống HanoiWork.

"Văn bản đã xử lý xong, sở ngành đã nhận được và ghi nhận, nhưng vì hệ thống đánh giá KPI không tích hợp được với phần mềm quản lý văn bản nên tôi phải nhặt nhiệm vụ từ bên này, đẩy sang bên kia, rồi lại đính kèm file (tài liệu) kết quả lên lần nữa", chị Thuỳ mô tả.

Việc "nhập liệu kép" này chiếm từ 2 đến 3 giờ làm việc mỗi ngày của công chức. Có những thời điểm cao điểm như dịp lễ Tết hay kỳ thi, lượng văn bản lên tới hàng trăm bản mỗi ngày, việc chuyển tay dữ liệu giữa các phần mềm trở thành gánh nặng thủ tục không đáng có. 

"Nhiều khi cán bộ đã làm xong việc thực tế, nhưng vì chưa kịp "đính" file lên hệ thống thứ hai mà bị đánh giá là chưa hoàn thành nhiệm vụ. Điều này gây ức chế rất lớn cho cán bộ, công chức ở cơ sở", chị nói.

Tương tự, tại Hải Phòng, lãnh đạo một phường trung tâm thành phố cho biết mỗi ngày, một công chức phụ trách lĩnh vực tư pháp hoặc địa chính phải vận hành đồng thời khoảng 10 phần mềm chuyên ngành khác nhau. Tuy nhiên, các hệ thống này chưa có sự liên thông về dữ liệu khiến cho việc thao tác mất nhiều thời gian hơn. 

Đáng chú ý, vị lãnh đạo này phản ánh tình trạng cán bộ đang phải làm việc "hai vai". Bên cạnh việc nhập liệu lên hệ thống điện tử để đảm bảo chỉ số dịch vụ công trực tuyến, cán bộ vẫn phải duy trì hệ thống sổ sách giấy tờ truyền thống để đối chiếu và lưu trữ theo quy định pháp lý hiện hành.

“Vừa làm thủ công, vừa làm điện tử khiến thời gian giải quyết công việc bị kéo dài. Thậm chí, việc đối chiếu giữa bản gốc và bản điện tử vẫn rất rườm rà vì chưa có khung pháp lý công nhận hoàn toàn tính pháp lý của các giao dịch điện tử tại cấp cơ sở”, ông cho biết. 

Sử dụng quá nhiều phần mềm cũng kéo theo một rắc rối mang tên "bảo mật". Để đảm bảo an toàn thông tin, các hệ thống thường yêu cầu đổi mật khẩu định kỳ 3 tháng một lần. Quy định ngặt nghèo đến mức mật khẩu mới không được trùng với 5 đến 6 lần trước đó.

Với 18 tài khoản phải dùng thường xuyên, hàng ngày, việc ghi nhớ mật khẩu trở thành một thử thách về trí não. Chị Thuỳ kể lại kỷ niệm dở khóc dở cười khi đoàn kiểm tra bảo mật của công an đến làm việc: 

"Cán bộ kiểm tra thấy tôi lưu mật khẩu mặc định trên trình duyệt thì yêu cầu phải xóa và ghi lỗi bảo mật. Nhưng để nhớ hết số lượng mật khẩu lớn, thay đổi thường xuyên vậy là điều thực sự khó khăn. Tôi nghĩ đầu óc để làm việc chuyên môn chứ không phải để chứa hàng trăm cái mật khẩu", chị kể. 

Công chức xã, phường "quá tải chức năng"

Bên cạnh áp lực gia tăng về khối lượng công việc sau khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương hai cấp, nhiều cán bộ, công chức cơ sở cho rằng những hạn chế của hạ tầng số và các hệ thống công nghệ thông tin đang trở thành một nguyên nhân khiến công việc thêm nặng nề.

Theo báo cáo đánh giá nhanh thực trạng cung ứng dịch vụ công trong bối cảnh chính quyền địa phương hai cấp do Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh và Viện Nghiên cứu Phát triển Mekong (MDRI) thực hiện, chuyển đổi số được kỳ vọng giúp tinh gọn quy trình, nâng cao hiệu quả phục vụ người dân. Tuy nhiên, kết quả nghiên cứu định tính của nhóm cho thấy công nghệ chưa thực sự phát huy vai trò hỗ trợ như mong muốn.

Báo cáo nhận định dữ liệu hiện nay chưa được số hóa đầy đủ, thiếu sự liên thông giữa các hệ thống, trong khi hạ tầng kỹ thuật còn phân tán. Nhiều trang thiết bị phục vụ công việc đã cũ, chưa đáp ứng yêu cầu vận hành trong bối cảnh mới. Những hạn chế này khiến việc xử lý hồ sơ, khai thác dữ liệu và phối hợp giữa các cơ quan vẫn gặp nhiều khó khăn.

TS Vũ Thái Hạnh (Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh), đại diện nhóm nghiên cứu cho rằng công nghệ không những chưa giải quyết được các điểm nghẽn mà đôi khi còn làm phát sinh các tầng trung gian mới, khiến cán bộ, công chức vất vả hơn. Thay vì giảm bớt các thao tác thủ công, một số quy trình số hóa vẫn yêu cầu cán bộ phải thực hiện nhiều bước nhập liệu hoặc xử lý thông tin trên nhiều nền tảng khác nhau.

Phản ánh từ cơ sở cũng cho thấy những bất cập trong thiết kế và vận hành các hệ thống số. Một giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp phường cho biết ở lĩnh vực hộ tịch, người dân phải nhập quá nhiều trường thông tin, trong đó có những nội dung trùng lặp hoặc không thực sự cần thiết. Theo vị này, giao diện hệ thống còn rối, khiến cả người dân và cán bộ mất thêm thời gian thao tác.

Tương tự, lãnh đạo một Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh cho rằng hạ tầng kỹ thuật hiện vẫn chưa đồng bộ. Những vấn đề liên quan đến phần mềm, dịch vụ công trực tuyến, kết nối dữ liệu, chữ ký số, con dấu điện tử và quy trình vận hành chưa đạt được sự ổn định và thông suốt cần thiết.

Trong bối cảnh nhiều nhiệm vụ từ cấp huyện được chuyển xuống cấp xã, báo cáo nhận định đội ngũ công chức cơ sở đang đối mặt với tình trạng "quá tải chức năng", khi khối lượng và tính chất công việc gia tăng nhưng nguồn lực chưa theo kịp. Các hạn chế về công nghệ và hạ tầng số vì vậy tiếp tục là một trong những thách thức ảnh hưởng đến hiệu quả cung ứng dịch vụ công ở giai đoạn đầu vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp.

Hạ tầng công nghệ không theo kịp cuộc sống

Một trong những thách thức nổi lên sau gần một năm vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp là hạ tầng số và công tác chuyển đổi số chưa theo kịp yêu cầu thực tiễn. 

Theo TS Trần Anh Tuấn, Chủ tịch Hiệp hội Khoa học hành chính Việt Nam, nguyên Thứ trưởng Bộ Nội vụ, việc ứng dụng công nghệ số, số hóa dữ liệu và chuyển đổi số hiện nay vẫn thiếu đồng bộ, chưa liên thông, thậm chí còn xảy ra tình trạng ách tắc, lỗi mạng giữa cấp xã với cấp trên và với người dân.

Kết quả khảo sát của Hiệp hội tại một số địa phương cho thấy nhiều xã, phường vẫn chưa có cơ sở dữ liệu liên ngành dùng chung. Dữ liệu kinh tế, xã hội, y tế, giáo dục, hộ tịch, đất đai, xây dựng và nhiều lĩnh vực khác vẫn được quản lý trên các phần mềm riêng lẻ. Điều này khiến việc khai thác thông tin, đối chiếu dữ liệu và xử lý hồ sơ trên môi trường điện tử gặp nhiều khó khăn.

Bên cạnh đó, hệ thống phần mềm phục vụ chuyên môn vẫn thường xuyên phát sinh các sự cố kỹ thuật như lỗi hệ thống, nghẽn đường truyền hoặc thiếu khả năng kết nối giữa các phần mềm chuyên ngành. Theo TS Trần Anh Tuấn, những bất cập này ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ xử lý công việc và hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính ở cơ sở.

Công tác số hóa dữ liệu cũng được đánh giá là còn chậm. Nhiều xã, phường hiện vẫn lưu trữ phần lớn hồ sơ dưới dạng giấy. Trong khi đó, cơ sở dữ liệu ở nhiều ngành, lĩnh vực chưa đáp ứng yêu cầu "đúng, đủ, sạch, sống", gây khó khăn cho việc chia sẻ, khai thác và sử dụng dữ liệu trong quản lý, điều hành.

Một vấn đề khác được đề cập là nguồn nhân lực phục vụ chuyển đổi số còn hạn chế. Đội ngũ làm công tác lưu trữ, số hóa dữ liệu tại cơ sở còn mỏng, chưa có nhiều cơ hội nâng cao năng lực số. Một số lãnh đạo cấp xã cũng có tâm lý e ngại trách nhiệm khi sử dụng kinh phí chi thường xuyên cho hoạt động số hóa.

Theo TS Trần Anh Tuấn, những tồn tại trên xuất hiện trong bối cảnh khối lượng công việc ở cấp xã gia tăng đáng kể sau khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương hai cấp. Nhiều nhiệm vụ trước đây do cấp huyện đảm nhiệm được chuyển xuống cơ sở, trong khi điều kiện hạ tầng công nghệ, dữ liệu và nhân lực số chưa được chuẩn bị tương xứng. 

Vì vậy, bên cạnh yêu cầu hoàn thiện thể chế và tổ chức bộ máy, việc xây dựng hạ tầng số đồng bộ, chuẩn hóa dữ liệu, kết nối các phần mềm chuyên ngành và nâng cao năng lực số cho đội ngũ cán bộ, công chức được xem là một trong những giải pháp quan trọng để nâng cao hiệu quả vận hành của chính quyền địa phương hai cấp trong thời gian tới.