Thứ hai, 09/12/2019 - 10:00

Ứng dụng chấm công XworkerBee, giải pháp hoàn hảo thay thế máy chấm công

Dân trí

Máy chấm công tuy có tiện lợi nhưng nó tồn tại nhiều nhược điểm, theo thời gian nhu cầu dùng máy chấm công không còn đơn giản là sáng checkin chiều checkout nữa, các nhà quản trị nhân sự cần nhiều hơn thế.

Máy chấm công ra đời từ những năm 30 của thế kỷ 20, máy chấm công lúc đó chỉ là một chiếc máy có phần thô sơ bao gồm 1 chiếc đồng hồ ở phía trên và một thùng gỗ bên dưới, với cách thức chấm công cơ bản là mỗi nhân viên sẽ được phát những phiếu chấm công, khi đến nơi làm việc họ chỉ việc đưa phiếu này vào thùng gỗ, trong đó có một hệ thống đục lỗ để xác nhận thông tin, vậy là việc chấm công được hoàn tất.

Nghe có vẻ đơn giản nhưng đây là phát minh mang lại rất nhiều lợi ích cho các công xưởng thời đó. Cho đến ngày nay máy chấm công đã trở nên hiện đại và tiện lợi hơn rất nhiều, xuất hiện hàng loạt các loại máy chấm công như máy chấm công thẻ từ, máy chấm công vân tay, máy chấm công khuôn mặt.

Ứng dụng chấm công XworkerBee, giải pháp hoàn hảo thay thế máy chấm công - 1
Máy chấm công thời kỳ đầu (ảnh sưu tầm)

Chúng ta đang sống trong thời đại công nghệ mà người ta gọi là cuộc cách mạng công nghiệp 4.0. Trong giai đoạn này mọi thứ thay đổi chóng mặt, những cách thức sinh hoạt hay làm việc đều có thể bị định nghĩa lại, dù cho đó là những công việc mang tính chất truyền thống gắn liền với hầu hết mọi người hàng chục năm qua cũng có thể dễ dàng bị thay thế hoàn toàn bằng công nghệ chỉ sau một vài năm, bởi đơn giản tư duy và phương tiện kinh doanh kiểu cũ đã tỏ ra kém hiệu quả và không còn phù hợp nữa, cần có những giải pháp công nghệ tốt hơn để giải quyết những khó khăn trong cuộc sống.

Với sự ra đời và trở nên thông dụng của các thiết bị hiện đại như điện thoại thông minh, máy tính xách tay, đồng hồ thông minh… và các nền tảng kỹ thuật cung cấp những công cụ cơ sở liên tục phát triển như các ngôn ngữ lập trình, linh kiện máy móc… giúp chúng ta dễ dàng thỏa sức sáng tạo,những người có đầu óc sáng tạo họ chỉ việc tận dụng những thứ có sẵn này để triển khai ý tưởng kinh doanh mà chúng ta biết đến qua các startup.

Theo dòng chảy thời đại máy chấm công cũng tiềm ẩn nguy cơ có thể bị thay thế hoàn toàn bởi một giải pháp tốt hơn, vì bản thân nó vốn đã tồn tại những nhược điểm cố hữu trong khi nhu cầu người dùng liên tục nâng cấp theo thời gian.

Tại sao máy chấm công có thể bị thay thế?

Máy chấm tuy có tiện lợi nhưng nó tồn tại những nhược điểm không thể tháo gỡ, theo thời gian nhu cầu dùng máy chấm công không còn đơn giản là sáng checkin chiều checkout nữa, những nhà quản trị nhân sự họ đòi hỏi sự linh hoạt giúp nhân viên có thể tự chấm công được trong mọi tình huống, dữ liệu chấm công phải được tổng hợp nhanh, chính xác và được phân tích rõ ràng hơn để tránh phải mất thời gian xử lý lại dữ liệu thô, cần có thêm những tính năng giúp nhân viên tự xin nghỉ phép, xin đi trễ về sớm, nhận thông báo,…

Máy chấm công có một số nhược điểm như tích hợp dữ liệu chấm công giữa các chi nhánh kém, phát sinh nhiều thời gian và chi phí khi triển khai chi nhánh mới, phảicần một giải pháp tự động tích hợp khá cồng kềnh và tốn kém mới có thể dễ dàngtheo dõivà quản lý được dữ liệu chấm công. Hay không thể chấm công cho nhân viên hoạt động ngoài văn phòng. Các hạn chế làchỉ gói gọn trong chức năng checkin, checkout trong khi nhu cầu cần nhiều hơn thế.Và khó khăn khi thao tác như bổ sung nhân viên mới, xóa nhân viên cũ

Cùng với sự phát triển của công nghệ là các hình thức và phương thức kinh doanh mới liên tục ra đời khiến máy chấm công đôi khi trở nên vô dụng hoặc là bất tiện, không còn hợp thời nữa. Có thể chỉ ra một vài ví dụ như chuỗi cửa hàng A có 10 chi nhánh mỗi chi nhánh có 3 nhân viên thì trên phương diện người quản lý dù rất cần nhưng thật khó để triển khai máy chấm công, hoặc như một công ty có nhân viên thi công hoạt động qua lại ở nhiều công trường thì máy chấm công không thể áp dụng được chứ không phải khó nữa…

Giải pháp để thay thế máy chấm công là gì?

Sự phổ biến đến mức phổ thông của điện thoại thông minh chính là cơ hội quá tốt để tạo ra một giải pháp thay thế máy chấm công. Trên điện thoại thông minh có đầy đủ linh kiện, tính năng đáp ứng hoàn hảo việc chấm công như định vị GPS, đồng hồ, camera, tính năng nhắc nhở.

Nhận thấy được những khó khăn bất cập của máy chấm công và cơ hội đến từ sự phát triển của điện thoại thông minh, công ty phần mềm XEP đã cho ra đời ứng dụng chấm công bằng điện thoại XWorkerBee. Trải qua hơn 1 năm miệt mài phân tích, viết code và chỉnh sửa đến thời điểm hiện tạiứng dụng đã hoạt động rất tốt, khắc phục gần như triệt để các vấn đề đang gặp phải của máy chấm công.

Các chức năng chính của app chấm công XWorkerBee

Chấm công theo ca (checkin, checkout), quản lý có thể cài đặt một hoặc nhiều ca làm việc trong ngày, khivào ca nhân viên chỉ việc nhấn nút checkin và khi hết ca thì nhấn nút checkout. Nhân viên chỉ được đứng trong bán kính cho phép để chấm công, bán kính này tính từ tọa độ nơi làm việc, về độ rộng bán kính thì quản lý có thể cài đặt tùy ý theo nhu cầu. Lúc checkin hoặc checkout ứng dụng lưu lại 3 thông tin của nhân viên là vị trí đứng chấm, thời điểm chấm và bức ảnh khuôn mặt chụp bằng camera trước (dùng để xác thực người chấm). Khi sắp đến giờ chấm công app sẽ nhắc nhở nhân viên để tránh tình trạng quên chấm. Toàn bộ dữ liệu chấm công được quản lý nhìn thấy ngay lập tức trên màn hình theo dõi chấm công.

Khi cần xin nghỉ nhân viên chỉ cần mở ứng dụng để xin nghỉ phép, quản lý nhận thông tin trongtrang quản trị sau đó chỉ việc nhấn vào nút duyệt hay không duyệt là xong.Xin đi trễ, về sớm cũng tương tự như xin nghỉ phép, chức năng này giúp đánh giá hạnh kiểm nhân viên minh bạch hơn

Thông thường việc gửi thông báo cho nhân viên diễn ra qua email hoặc qua các công cụ chat, nhưng với ứng dụng chấm công nhân viên chỉ cần mở app là theo dõi được toàn bộ thông báo, nếu phát sinh thông báo mới app sẽ nhắc nhở ngay lập tức đến cho nhân viên biết thông qua tính năng notify của điện thoại

Nhân viên tự theo dõi được thông tin chấm công của mình trên app, nếu có vấn đề gì nhân viên sẽ lập tức phản hồi lại cho quản lý biết. Thêm chức năng dành cho admin, quản lý có một tài khoản admin để cài đặt và theo dõi báo cáo chấm công, có thể đăng nhập làm việc được trên mọi thiết bị như laptop, điện thoại, máy tính bảng…

Ứng dụng chấm công XworkerBee, giải pháp hoàn hảo thay thế máy chấm công - 2
App chấm công XWorkerBee

Với những tính năng như vậy, có thể nói app chấm công về lý thuyết đã có thể thay thế hoàn toàn được máy chấm công, hơn nữa còn khắc phục tối đa những nhược điểm của máy chấm công để cho ra một giải pháp chấm công toàn diện hơn, ngay cả khi ở công xưởng nhân viên không dùng điện thoại thông minh bạn vẫn có thể trang bị một máy tính bảng và cài đặt ứng dụng chấm công chung để giải quyết vấn đề này. Tuy nhiên trên thực tế, để thói quen người dùng thay đổi vẫn cần nhiều thời gian, thời điểm hiện tại app chấm công chưa thể thay thế toàn toàn được máy chấm công chủ yếu đến từ tâm lý người dùng.

Để xây dựng được ứng dụng này đội ngũ XEP đã liên tục khảo sát và làm việc miệt mài mới có được kết quả hôm nay, các chức năng đã vận hành trơn tru, đáp ứng hầu hết những vướng mắc mà các nhà quản trị đang gặp phải trong khâu chấm công. Thành quả này đến từ công sức của đội ngũ XEP và đến từ những phản hồi hết sức tích cực từ phía khách hàng. Có câu “luôn có cách giải quyết tốt hơn cho một vấn đề”, XEP sẽ liên tục cải tiến làm cho ứng dụng chấm công XWorkerBee được tốt lên theo thời gian để hi vọng một ngày nào đó có thể làm hài lòng tất cả khách hàng.

>> Đăng ký dùng thử tại: https://xworkerbee.vn