Nạn trộm Data - Cướp đơn hàng online, đã có giải pháp!

Quá dễ dàng để “trộm data”

Doanh nghiệp chạy quảng cáo, mỗi landing page lại đổ số về 1 file google sheet (lead form) riêng lẻ, một nhân viên sẽ làm nhiệm vụ tổng hợp số vào 1 file rồi chia ra từng file nhỏ cho các sales gọi điện tư vấn.

Cách thức làm thủ công này đang diễn ra ở rất nhiều doanh nghiệp bán lẻ online, ngay cả các công ty đang chi tiêu ngân sách quảng cáo không nhỏ, thu về hàng trăm data khách tiềm năng mỗi ngày. File Google sheet hoặc excel dùng để lưu data quá dễ dàng để copy và chỉnh sửa, số điện thoại của khách không hề được bảo mật.

Dù có phát hiện thất thoát data, chủ doanh nghiệp cũng khó có thể tìm được “bằng chứng”, vì việc gửi file data ra bên ngoài chỉ với 1 click xóa email là... xong!

Thay vì quản lý data thủ công như vậy, doanh nghiệp nên sử dụng một hệ thống phần mềm có tính năng tự động gom số từ các kênh quảng cáo và chia số cho telesales, nhân sự không thể chỉnh sửa hay sao chép file data dễ dàng được nữa. Nếu xảy ra việc tải file data khách hàng từ phần mềm cho mục đích gian dối, doanh nghiệp có thể yêu cầu đội kỹ thuật của hệ thống phần mềm đó truy xuất IP và lịch sử đăng nhập của các tài khoản.

Data sẽ gần như được bảo mật tuyệt đối nếu số điện thoại được hệ thống phần mềm quản lý mã hóa 2-3 con số (ví dụ 09899***24). Khi đó, phần mềm phải được kết nối với 1 đơn vị Tổng đài, telesales chỉ cần click vào số điện thoại (không cần bấm từng số) là cuộc gọi tự động được kết nối tới khách hàng.

Tình trạng “cướp đơn” giữa ban ngày

Doanh nghiệp đã phải tốn rất nhiều ngân sách để quảng cáo thu contact, trả lương cho nhân sự telesales chốt đơn, giờ còn mất thêm chi phí giao và hoàn hàng với các đơn bị “cướp”.

Vậy cướp đơn là như thế nào và do đâu? Thông thường, khi có đơn chốt, nhân sự vận đơn sẽ tổng hợp vào 1 file excel và chuyển sang cho đơn vị giao hàng. Lỗ hổng là ở đây!

Nhân sự vận đơn hoặc bưu cục hoàn toàn có thể “tuồn” file này cho đối thủ có sản phẩm tương tự. Doanh nghiệp đối thủ sẽ “bắt tay” với bưu cục để trì hoãn giao các đơn của bạn và gửi sản phẩm của họ cho khách. Đến khi đơn hàng của bạn được giao, khách nghĩ mình đã nhận hàng rồi nên đương nhiên sẽ từ chối nhận tiếp.

Vậy, làm thế nào để biết được nội bộ nhân viên hay bưu cục tiếp tay cho nạn “cướp đơn” và ngăn chặn tình trạng này?

Thứ nhất, về cách thức quản lý vận đơn trong nội bộ, cần cắt giảm nhân sự tổng hợp đơn. Đơn hàng sau khi chốt phải được bắn trực tiếp thông tin sang đơn vị giao vận. Muốn làm được việc này, doanh nghiệp nên sử dụng một hệ thống phần mềm quản lý đơn hàng được kết nối API với các đơn vị giao hàng.

Bằng cách này, ta có thể loại bỏ trường hợp trong nội bộ “bắt tay cướp đơn” với bên ngoài. Nếu “cướp đơn” vẫn xảy ra, doanh nghiệp yêu cầu bưu cục trích xuất lịch sử tải file của nhân viên bưu cục để truy cứu trách nhiệm với đơn vị giao vận.

Tóm lại, để bảo vệ data và đơn hàng, doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm quản lý để vừa bảo mật được data, vừa vận hành và tối ưu kinh doanh online dễ dàng, thông minh hơn.

Một trong số các hệ thống phần mềm đang được rất nhiều doanh nghiệp bán lẻ online tin dùng nhất hiện nay là Pushsale.vn.

Pushsale.vn có thể gom số từ các nguồn quảng cáo (Facebook, Google, TikTok) ngay khi khách để lại thông tin qua inbox, comment, landingpage; chia số tự động cho telesales khi số về. Hệ thống đã API với 10 đơn vị giao vận để thông tin đơn chốt tự động chuyển sang bưu cục; mã hóa số điện thoại về hệ thống, kết nối với tổng đài để nhân viên sales gọi điện chỉ với 1 click. Cam kết bảo mật đơn hàng, cho phép check lịch sử đăng nhập và IP đăng nhập để phát hiện tài khoản có hành vi tải file data với mục đích xấu.

Hiện Pushsale.vn đang được 1000 doanh nghiệp kinh doanh online sử dụng với gần nửa triệu đơn hàng online được xử lý qua hệ thống.