Thứ hai, 08/08/2016 - 07:00

Cần gì cho một văn phòng làm việc thông minh lý tưởng?

Với giá thuê 300.000VNĐ/m2 chưa bao gồm phí dịch vụ, điện nước, mạng Internet cùng với diện tích thường cố định từ 40m2 trở lên, khởi nghiệp sẽ không thể có khả năng thuê một văn phòng làm việc thông thường. Vì vậy, văn phòng làm việc thông minh luôn là giải pháp tuyệt vời cho các doanh nghiệp; tuy nhiên, có những tiêu chuẩn nào cho một văn phòng làm việc thông minh lý tưởng?

Chỉ với khoảng 2.000.000 VNĐ mỗi tháng tại một không gian làm việc chung, ngoài một văn phòng làm việc kín khoảng 20m2, các doanh nghiệp sẽ được hưởng trọn gói các dịch vụ đi kèm như lễ tân, phòng họp, đồ uống và nội thất cơ bản,…mà không hề có chi phí phát sinh.

Ngoài ra, khởi nghiệp còn bị cuốn hút bởi những yếu tố “thông minh” mà loại văn phòng này đem lại.

Các khởi nghiệp luôn tìm đến các văn phòng làm việc thông minh để làm việc và gặp gỡ khách hàng. (Nguồn ảnh: VietDecoration.com)
Các khởi nghiệp luôn tìm đến các văn phòng làm việc thông minh để làm việc và gặp gỡ khách hàng. (Nguồn ảnh: VietDecoration.com)

Cơ hội kết nối giữa các doanh nghiệp trong cùng khu vực

"Buôn có bạn, bán có phường!" Sẽ là một điểm sáng nếu như một không gian văn phòng làm việc tụ hợp được nhiều khởi nghiệp khác nhau. Điều này sẽ mở ra những cơ hội hợp tác trong các dự án mới với người bạn “hàng xóm” của mình.

"Tại một không gian làm việc chung, nếu chỉ chú tâm vào máy tính và làm việc suốt một ngày, doanh nghiệp đó sẽ lãng phí và mất đi rất nhiều cơ hội. Việc kết nối và thiết lập thêm nhiều mối quan hệ là cực kỳ quan trọng đối với khởi nghiệp, và tôi sẽ luôn chọn một không gian có thật nhiều chủ doanh nghiệp, đơn vị hỗ trợ và nhà đầu tư sáng giá," anh Hải, giám đốc công ty SMB, chia sẻ.

Tìm kiếm và xây dựng quan hệ với các doanh nghiệp khác là nhiệm vụ cần thiết đối với khởi nghiệp. (Nguồn ảnh: WorldScientific.com)
Tìm kiếm và xây dựng quan hệ với các doanh nghiệp khác là nhiệm vụ cần thiết đối với khởi nghiệp. (Nguồn ảnh: WorldScientific.com)

Công cụ văn phòng thông minh

Nhiều loại văn phòng phẩm sáng tạođang hiện diện tại các văn phòng làm việc thông minh như bảng thuyết trình tích hợp viết tay và bộ nhớ điện tử để có thể in lại toàn bộ ghi chú,hệ thống truyền thông, liên lạc nội bộ tự động bằng hình ảnh và âm thanh, hay thiết bị lọc và phân loại tài liệu, hồ sơ...

Các công cụ văn phòng thông minh như bảng thuyết trình tích hợp viết tay có vai trò cực hữu ích cho người dùng. (Nguồn ảnh: Tcibonline.co.uk)
Các công cụ văn phòng thông minh như bảng thuyết trình tích hợp viết tay có vai trò cực hữu ích cho người dùng. (Nguồn ảnh: Tcibonline.co.uk)

Bên cạnh đó, phần mềm và nền tảng quản trị đa nhiệm trở nên cực kỳ hữu íchkhi kết nối không gian văn phòng với smartphone của từng nhân viên.Ví dụ như khả năng lưu trữ đám mây, sắp xếp thời gian biểu và phân tích dữ liệu giúp doanh nghiệp sắp xếp và lên lịch họp, thu biên bản họp và tự động chia sẻ với lãnh đạo và cấp trên.

Sự trang bị các công cụ quản trị văn phòng đem lại những tiện nghi trong quá trình làm việc. (Nguồn ảnh: DigitalStrom.com)
Sự trang bị các công cụ quản trị văn phòng đem lại những tiện nghi trong quá trình làm việc. (Nguồn ảnh: DigitalStrom.com)

Trang thiết bị - máy móc hành chính “thông minh”

Việc một loại máy tích hợp nhiều chức năng sẽ là một điểm cộng vô cùng lớn cho các hoạt động của doanh nghiệp. Hiện nay, một số máy in có khả năng truy cập và phát lệnh in trong điều kiện không có mạng Internet, thông qua kết nối nội bộ do chính máy in phát ra. Từ đó, việc bố trí bàn làm việc máy móc linh động hơn, không còn phụ thuộc bởi dây cáp kết nối, đặc biệt khi tình trạng Internet tại Việt Nam thường không ổn định.

Dựa trên nhu cầu khác nhau của nhiều phòng ban doanh nghiệp, máy in hiện nay - điển hình dòng sản phẩm vừa ra mắt Canon imageCLASS, có thể kiểm soát chuyên sâu hoạt động in ấn và quản lý chi phí hiệu quả. Doanh nghiệp có thể nắm bắt được số trang in thực tế của từng người dùng với Department ID;hay hệ thống UniFLOW sẽ giúp chia sẻ công việc và tài liệu in ấn giữa các nhóm nhân viên với nhau; thậm chí, phần mềm Secure Print sẽ kích hoạt lệnh in với mã PIN nhằm đảm bảo thông tin tài liệu mật không bị trông thấy bởi người khác.


Dòng máy in Canon imageCLASS mang đến sự tích hợp lý tưởng cho một văn phòng khởi nghiệp.

Dòng máy in Canon imageCLASS mang đến sự tích hợp lý tưởng cho một văn phòng khởi nghiệp.

"Tôi thật sự ấn tượng trước tính năng quản lý số lượng trang in và chi phí in ấn của dòng imageCLASS. Công ty tôivốn luôn vật lộn với chi phí phát sinh khó hiểu khi vận hành và nhân viên cũng chưa ý thức được vấn đề tiết kiệm.Từ nay, mỗi phòng ban, mỗi cá nhân có thể cẩn thận hơnkhi in ấn tài liệu,” anh Hảichia sẻ.

Bảo Khê