Lập kế hoạch và lịch trình công việc

(Dân trí) - Hàng năm, cứ vào dịp tháng 9, không chỉ các nhà quản trị mà cả các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp đều bận rộn với các câu hỏi: Năm sau sẽ làm gì? Làm thế nào? Cần thêm bao nhiêu người? Thêm bao nhiều tiền để phát triển?

Họ sẽ rất vất vả cùng các cộng sự xây dựng kế hoạch kinh doanh hay kế hoạch hành động cho năm tiếp theo.

 

“Đau đầu” kế hoạch hàng năm

 

Kế hoạch, điều thách thức lớn với hầu hết các nhà quản lý, đặc biệt là với các doanh nghiệp VN. Làm thế nào để có thể tăng trưởng như kỳ vọng? Đặc biệt là với các nhóm dự án, việc xác định rõ ràng mục đích yêu cầu và kế hoạch hành động để đưa team đạt đến mục tiêu sẽ do trưởng nhóm cũng như các thành viên trong nhóm bao gồm nhiều chức năng để đảm bảo tính liên thông, liên bộ phận thảo luận, tranh luận.

 

Dữ liệu cần thiết để xây dựng kế hoạch

 

Từ mục tiêu đã thống nhất căn cứ trên kết quả năm qua và lịch sử 2 đến 5 năm liền kế, sự tăng trưởng của thị trường, mức độ cạnh tranh, thị phần của mình và dung lượng có thể tăng (giảm) của thị trường do sự phát triển hay đình trệ do thay đổi đời sống kinh tế xã hội,… nhóm lập kế hoạch kinh doanh có thể áp dụng các phương pháp đã được kiểm nghiệm qua thời gian để lập kế hoạch làm việc và cùng triển khai kế hoạch đó.

 

Trên thực tế, dù có Project leader nhưng nhóm nên có tác nghiệp liên thông bao gồm các bộ phận chức năng liên quan từ Marketing, sale, sản xuất, HR,... để có sự đóng góp phản biện tích cực cho những phương pháp được kiểm nghiệm qua thời gian có cái nhìn toàn diện và cam kết cao nhất của các bộ phận, từ đó đảm bảo tính khả thi của dự án.

 

Kế hoạch không thể do một người thiết lập

 

Có một suy nghĩ sai lầm dẫn đến việc vô hiệu hóa hoạt động của tập thể công ty là Kế hoạch chỉ do một cá nhân hay một phòng ban thực hiện. Thực tế việc Quản lý và xây dựng kế hoạch là hoạt động cần theo một quy trình từ tổng hợp và phân tích thông tin đầu vào, đến bố trí dàn trải công việc trên nguồn lực (tài lực, nhân lực, vật lực) hiện hữu và giám sát với nỗ lực tập trung do bị ràng buộc bởi thời gian. Từ đó có một kế hoạch hành động trả lời được các câu hỏi 5W (what, why, who, when, where) và 2H (how they do that, how we do that và how much is it) một cách xuất sắc nhất mà các thành viên chức năng liên quan cùng làm việc và cam kết thực hiện.

 

Các công việc này cần liên tục định hướng theo mục tiêu từ giai đoạn khởi đầu đến lúc kết thúc, việc quản lý dự án và xây dựng kế hoạch bao gồm phân bổ con người và nguồn lực, điều phối các hoạt động, sử dụng nguồn lực và kiểm soát hiệu suất hoạt động.

 

Việc lập kế hoạch cần bắt đầu từ mục tiêu do đó làm rõ mục tiêu là điều quan trọng nhất.

 

Làm rõ mục tiêu

 

“Hãy phát triển doanh số năm sau tăng trưởng 30%, duy trì tỷ lệ lợi nhuận, với mức độ tăng trưởng của thị trường được dự báo là tăng 25%. Xác lập rõ các yêu cầu cung cấp thông tin, nhân lực, dòng chảy tiền mặt và các trang thiết bị cần thiết một cách hợp lý để đảm bảo việc đạt chỉ tiêu doanh số một cách chính xác, đạt hiệu quả về mặt chi phí và đáp ứng yêu cầu của khách hàng”. Đó là mục tiêu mà hầu hết các nhà quản lý Marketing, sale,... thường nghe.

 

Vậy mục tiêu này phải được hiểu như thế nào? Như thế nào là “hợp lý”? Như thế nào là “chính xác”? Làm thế nào để thực hiện được điều đó trong thời gian hạn định? Chi phí để thực hiện và số nhân lực yêu cầu ở mức độ nào mới được xem là hiệu quả?... Hay tóm lại, đây là quá trình đặt câu hỏi và phản biện liên tục. Tất cả những câu hỏi 5W, 2H dưới nhiều hình thức, cấp độ,... này đều cần phải được làm rõ, tốt nhất là câu trả lời được đưa ra thảo luận và thống nhất.

 

Qua thực tế hơn 5 năm tư vấn với nhiều doanh nghiệp VN như T., G., B, V, H... cho thấy sự nhầm lẫn tai hại không chỉ của nhân viên mà của cả các nhà quản trị giữa chiến lược và ước mơ, giữa khát vọng và “ảo vọng”. Điều này xảy ra do tư duy đơn chiều và chủ quan.

 

Ví dụ để có chiến lược thì ta cần hiểu thấu đáo 5 yếu tố cấu thành: Mục tiêu mong muốn; Môi trường cạnh tranh; Hiện trạng doanh nghiệp; Đối tượng nhắm đến từ sơ cấp đến thứ cấp và thời gian có thể hoàn tất mục tiêu; thế nhưng hầu hết các doanh nghiệp mới chỉ láng máng khái niệm mục tiêu là ý muốn chủ quan của sếp và còn ở trong đầu sếp chứ chưa được truyền thống đến các bộ phận.

 

Cũng như vậy kế hoạch hành động của doanh nghiệp lại thường do một cá nhân hay một nhóm đơn chức thiết kế trong điều kiện thiếu dữ liệu và sự tranh luận phản biện tích cực của các bộ phận liên quan,... thế nên các kế hoạch thường thiếu thực tiễn và kết quả là chẳng ai muốn theo, chẳng ai muốn làm.

 

Câu hỏi gợi ý

 

Khi các mục tiêu đã rõ ràng và được mọi thành viên chấp nhận, hãy xác định những nhiệm vụ cần hoàn tất để đáp ứng tất cả các mục tiêu đó. Các thành viên trong nhóm cần trả lời những câu hỏi sau:

 

* Mục tiêu là gì? Tại sao phải hoàn tất mục tiêu này?

 

* Tất cả những nhiệm vụ phải thực hiện để đạt được các mục tiêu này là gì?

 

* Đối tượng nhắm đến cuối cùng là ai, ai là những đối tượng trung gian trong quá trình đi đến đối tượng cuối cùng?

 

* Đâu là trình tự tối ưu để thực hiện các nhiệm vụ này? Nhiệm vụ nào có thể thực hiện một cách độc lập, còn nhiệm vụ nào phải được giải quyết nối tiếp nhau?

 

* Từng nhiệm vụ phải được hoàn tất với kế hoạch thời gian như thế nào?

 

* Môi trường cạnh tranh là gì? Có những hoạt động cạnh tranh như thế nào, ở mức độ nào có thể xảy ra? Mức độ tăng trưởng của thị trường là bao nhiêu cho tất cả, thị phần hiện tại của ta là bao nhiêu, xu hướng gia tăng thị phần thời gian qua như thế nào?

 

* Hiện trạng (các yếu tố chủ quan về nhân lực, tài lực, vật lực,...)

 

* Các tiêu chí đánh giá, phương thức đánh giá và các cột mốc đánh giá kết quả và mục tiêu.

 

Bằng cách liên tục đặt câu hỏi và tìm câu trả lời là giải pháp cho câu hỏi qua tranh luận phản biện tích cực giữa các bộ phận và thành viên liên quan, sự dấn thân, nhận lãnh trách nhiệm và tính cam kết của các thành viên đại diện,... ta có phương pháp xác định nhiệm vụ trọng tâm và với sự điều phối của Project leader, các nhiệm vụ chính và phụ liên quan cùng việc bố trí thời gian, nguồn lực,... cho các nhiệm vụ đó một cách phù hợp sẽ được hình thành.

 

Bí quyết lập lịch trình dự án

 

1. Xây dựng một danh sách bao gồm các nhiệm vụ cụ thể

 

2. Nêu rõ kết quả cần đạt được cho từng hoạt động, ví dụ: sản phẩm mẫu để thăm dò thị trường

 

3. Dùng những kết quả đó làm cơ sở lập lịch trình dự án với các điểm mốc và ngày đến hạn thực tế

 

4. Nhận biết những khâu đình trệ có thể làm đảo lộn lịch trình

 

5. Xác định các biện pháp loại trừ những nguyên nhân gây đình trệ. Các rủi ro có thể gặp phải trên quá trình đi đến mục tiêu

 

6. Thiết lập hệ thống kiểm soát và truyền thông để cập nhật và điều chỉnh lịch trình

 

7. Đảm bảo những thành phần liên quan sẽ tham gia và nắm bắt được thông tin về tiến độ dự án, cũng như bất kỳ sửa đổi nào về lịch trình

 

8. Các giải pháp dự phòng và phương thức chuẩn bị áp dụng khi cần thiết.

 

9. Một điều quan trọng là mỗi cá nhân tham gia vào nhóm lập kế hoạch cần có tư duy tích cực nhằm giải quyết vấn đề và ngay chính các cá nhân đó cũng cần là những người quản lý tốt công việc của mình và có thể đại diện cho bộ phận chức năng của mình trong việc bàn thảo kế hoạch với các bộ phận khác.

 

Lý Trường Chiến

Chuyên san Trí Tri

Tag :
MỚI NHẤT
Vài lời khuyên cho những sinh viên vừa ra trường
Vài lời khuyên cho những sinh viên vừa ra trường

(Dân trí) - Trong thời điểm thị trường “khát” nhân lực chất lượng cao, tính cạnh tranh của các ứng viên trí thức ngày càng khốc liệt. Lời khuyên dành cho những sinh viên mới ra trường, chỉ có trong tay tấm bằng tốt nghiệp, là gì?

Thứ năm, 18/10/2007 - 12:58

Quà tặng nơi công sở - Nên và không nên
Quà tặng nơi công sở - Nên và không nên

(Dân trí) - Quy tắc đầu tiên cần nhớ là món quà phải sâu sắc, có tính thẩm mỹ, không quá đắt và cũng không quá rẻ. Còn gì nữa?

Thứ năm, 18/10/2007 - 10:07

Khu giải trí - Cách nghĩ khác về môi trường công sở
Khu giải trí - Cách nghĩ khác về môi trường công sở

(Dân trí) - Những ông chủ khôn ngoan của các tập đoàn lớn ngày càng nhận thức rõ tầm quan trọng của việc cân bằng giữa không gian làm việc của doanh nghiệp với khu vực giải trí và sinh hoạt chung của nhân viên, vì đó là một trong những động lực giúp tăng năng suất lao động.

Thứ tư, 17/10/2007 - 05:05

Cân nặng ảnh hưởng tới… mức lương
Cân nặng ảnh hưởng tới… mức lương

Bạn thừa cân và lo lắng cân nặng liệu có ảnh hưởng đến khả năng trong công việc của bạn? Bạn là một người béo phì, điều này có ảnh hưởng đến mức độ thành công của bạn? Câu trả lời là có.

Thứ tư, 17/10/2007 - 01:59

Kỹ năng tìm việc của bạn đã đủ “sắc bén”?
Kỹ năng tìm việc của bạn đã đủ “sắc bén”?

(Dân trí) - Bạn là một ứng viên sành sỏi luôn biết cách thu hút nhà tuyển dụng hay kỹ năng tìm việc vẫn cần đánh bóng? Bài trắc nghiệm dưới đây sẽ giúp bạn có câu trả lời chính xác.

Thứ tư, 17/10/2007 - 01:47

Những chiêu thức thành công của sếp
Những chiêu thức thành công của sếp

Ai cũng muốn vươn cao hơn trong sự nghiệp của mình. Điều đó không còn quá xa vời trong thời đại mà mọi nỗ lực của con người đang đươc ghi nhận ngày càng xứng đáng. Bạn không hài lòng với vị trí hiện tại và muốn thăng tiến hơn nữa, hãy thuộc nằm lòng những quy tắc mà bất cứ vị sếp nào cũng cần phải nắm vững dưới đây.

Thứ ba, 16/10/2007 - 12:02

Phí môi giới XKLĐ sang Brunei không quá 350 USD/người
Phí môi giới XKLĐ sang Brunei không quá 350 USD/người

(Dân trí) - Cục Quản lý Lao động Ngoài nước (QLLĐNN) vừa có công văn hướng dẫn các điều kiện đưa lao động sang thị trường Brunei. Theo đó, có 5 ngành nghề được tiếp nhận là xây dựng, nghề may, dịch vụ, nông nghiệp và giúp việc gia đình; phí môi giới tất cả các ngành đều không quá 350 USD/người.

Thứ ba, 16/10/2007 - 11:49

Freelance - Cho người thích xê dịch
Freelance - Cho người thích xê dịch

(Dân trí) - Freelance là hình thức làm việc tự do, không chịu quản lý của bất kỳ tổ chức nghề nghiệp nào. Một hình thức làm việc mới nổi đang được rất nhiều người trẻ trong quan tâm. Freelance đang trở thành xu thế mới cho những người thích phiêu lưu, mạo hiểm, năng động nhưng cực kỳ giỏi giang những năm gần đây.

Thứ ba, 16/10/2007 - 11:02

Vài tình huống khó trong kinh doanh
Vài tình huống khó trong kinh doanh

(Dân trí) - Đây chỉ là một trong nhiều tình huống khó khăn khi tiếp xúc với khách hàng buộc bạn phải vận dụng mọi sự sáng tạo và nhạy bén. Không chỉ với khách hàng, đây là cách cư xử bạn nên tham khảo trong mọi mối quan hệ công việc khác.

Thứ hai, 15/10/2007 - 04:05

Gặp nhà tuyển dụng, cần tránh điều gì?
Gặp nhà tuyển dụng, cần tránh điều gì?

(Dân trí) - Thân thiện với nhà tuyển dụng không phải là một cách ghi điểm hay. Và những câu hỏi đôi khi lại có tác dụng ngược. Nếu bạn đang là một ứng viên xin việc, đừng làm những điều dưới đây khi gặp nhà tuyển dụng.

Thứ hai, 15/10/2007 - 09:43

9 lý do nhân viên tồi không bị sa thải
9 lý do nhân viên tồi không bị sa thải

(Dân trí) - Họ đến muộn thành nếp, thường xuyên tán gẫu trong giờ làm hoặc “tích cực” vắng mặt trong các cuộc họp. Dù có những “thành tích” chẳng đẹp tí nào nhưng họ vẫn rất yên bình trên chiếc ghế của mình. Tại sao vậy?

Thứ bảy, 13/10/2007 - 08:07

10 ngày “săn” sinh viên giỏi của tập đoàn SCG
10 ngày “săn” sinh viên giỏi của tập đoàn SCG

(Dân trí) - Chương trình tuyển dụng toàn quốc, kéo dài 10 ngày tại các trường đại học, của Tập đoàn công nghiệp SCG - một tập đoàn hàng đầu Thái Lan và khu vực ASEAN trong lĩnh vực hóa dầu, sản xuất giấy, xi-măng, vật liệu xây dựng và phân phối - sẽ là cơ hội vàng cho nhiều sinh viên.

Thứ sáu, 12/10/2007 - 12:35

ĐÁNG QUAN TÂM
4 câu hỏi thông minh dành cho nhà tuyển dụng
4 câu hỏi thông minh dành cho nhà tuyển dụng

(Dân trí) - Biết cách đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng trong buổi phỏng vấn là cách để bạn ghi điểm. Một câu hỏi hay có giá trị hơn nhiều một câu trả lời đúng.

Thứ năm, 11/10/2007 - 03:30

Vận dụng sức mạnh trí tuệ tập thể, tại sao không?
Vận dụng sức mạnh trí tuệ tập thể, tại sao không?

(Dân trí) - Để “sống khỏe” trong cuộc cạnh tranh khốc liệt trên, các công ty cần cho ra đời nhiều ý tưởng mới, táo bạo; và khuyến khích, vận dụng ý tưởng nội bộ được xem là giải pháp tốt nhất.

Thứ năm, 11/10/2007 - 10:29

Vài kết quả khảo sát thú vị ở công sở
Vài kết quả khảo sát thú vị ở công sở

(Dân trí) - Một trang web hàng đầu về tuyển dụng trực tuyến tại Mỹ TheLadders.com đã tổ chức các cuộc khảo sát về các tình huống nơi công sở. Kết quả của những cuộc khảo sát này cho ta nhiều điều thú vị và bất ngờ.

Thứ tư, 10/10/2007 - 04:30

Một vài cách “phiên dịch” lời sếp
Một vài cách “phiên dịch” lời sếp

(Dân trí) - Không phải khi sếp nói “A” thì bạn phải hiểu là “A”. Lời sếp thường mang nhiều ẩn ý. Để hiểu đúng ý sếp, bạn nên học một vài kiểu “phiên dịch” dưới đây.

Thứ tư, 10/10/2007 - 10:51

9 tháng, giải quyết việc làm cho gần 1,2 triệu lao động
9 tháng, giải quyết việc làm cho gần 1,2 triệu lao động

(Dân trí) - Theo báo cáo của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, 9 tháng đầu năm 2007, cả nước đã giải quyết việc làm cho 1,18 triệu người, bằng 74% kế hoạch năm; XKLĐ đạt 6,2 vạn người, đạt hơn 77% kế hoạch năm.

Thứ tư, 10/10/2007 - 10:35

Làm việc cùng “con ông cháu cha”
Làm việc cùng “con ông cháu cha”

(Dân trí) - Người đồng nghiệp của bạn là họ hàng thân quen của sếp. Xét về năng lực bạn không thua kém người đó nhưng sao bạn cứ có cảm giác sếp “nâng niu” người đó hơn…

Thứ ba, 09/10/2007 - 04:30

“Khi nhận ra rắc rối, tức là đã quá muộn”
“Khi nhận ra rắc rối, tức là đã quá muộn”

(Dân trí) - Đó là điều mà Chủ tịch tập đoàn Micrsoft - Bill Gates - muốn nhắc nhở bất kỳ ai đã, đang và sẽ dấn thân vào con đường kinh doanh. Những lời nói của Bill Gates cũng như các nhân vật kiệt xuất khác luôn đáng để chúng ta ghi nhớ và học hỏi.

Thứ ba, 09/10/2007 - 09:39

Phiên giao dịch việc làm lần 3: Ít nhà tuyển dụng lớn
Phiên giao dịch việc làm lần 3: Ít nhà tuyển dụng lớn

(Dân trí) - Hôm 6/10, phiên giao dịch việc làm lần 3 đã diễn ra tại Trung tâm giới thiệu việc làm Hà Nội với nhiều cải tiến, điều chỉnh. Tuy nhiên, phiên giao dịch chưa thực sự thu hút được những nhà tuyển dụng lớn, điều mà nhiều người lao động mong chờ!

Thứ ba, 09/10/2007 - 08:32

“Đây không phải là việc của tôi”
“Đây không phải là việc của tôi”

(Dân trí) - Bạn đã từng nói với sếp như thế khi ông ấy nhờ bạn, một lập trình viên có hạng, đi photo giúp tập tài liệu quan trọng? Vậy thì bạn đừng ngạc nhiên khi gần đây, sếp bỗng dưng tỏ ra kém thân mật và tin tưởng bạn, lại ít giao cho bạn những trọng trách mới.

Thứ hai, 08/10/2007 - 03:05

4 thắc mắc trang phục phỏng vấn
4 thắc mắc trang phục phỏng vấn

Một trong các yếu tố giúp bạn tạo ấn tượng ban đầu khi phỏng vấn chính là trang phục. Bạn có biết nên mặc thế nào để được lòng người phỏng vấn?

Thứ hai, 08/10/2007 - 12:05

Việc không tên, nghề lạ lẫm
Việc không tên, nghề lạ lẫm

8X, 9X ngày nay "sáng tạo" ra đủ thứ nghề lạ lẫm để dấn thân vì mưu sinh. Điểm chung của những việc không tên này gói gọn trong công thức: năng động + không cần bằng cấp + linh động thời gian + thu nhập ổn; phù hợp với những bạn trẻ đang khát khao kiếm tiền nhưng đang đắn đo vì bằng cấp và lịch học dày đặc.

Thứ hai, 08/10/2007 - 09:50

Viết CV trong 1 giờ
Viết CV trong 1 giờ

Nhiều người thường sử dụng quá nhiều thời gian để cố gắng làm cho CV của mình được hoàn hảo, nhưng họ lại quên mất mục đích thực của nó. Thực ra tạo một CV ấn tượng không phải là quá khó, chúng không mất quá nhiều thời gian và không đáng sợ như nhiều người vẫn nghĩ.

Chủ nhật, 07/10/2007 - 10:35