3 tốt khi thành thạo tin học văn phòng

Kĩ năng Tin học văn phòng chuẩn là một nhánh trong ngành CÔNG NGHỆ THÔNG TIN, chú trọng đến khả năng xử lý các công việc thường được sử dụng trong văn phòng như: thao tác với văn bản, bảng tính, trình chiếu. Kĩ năng Tin học văn phòng gồm bộ công cụ Microsoft Office liên quan như Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office PowerPoint, Microsoft Office Access,… với rất nhiều các phiên bản khác nhau nhưng về cơ bản là phục vụ cho công việc văn phòng nói chung.

Ở bất kì nơi đâu, trường học, công sở hay thậm chí là những tổ chức kinh doanh nhỏ, Tin học văn phòng sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực cho bạn.

Vì sao nên học tin học văn phòng?

1. Mở rộng cơ hội nghề nghiệp

Nếu bạn đọc những yêu cầu tuyển dụng của hầu hết các công việc văn phòng như Kế toán, Hành chính, Nhân sự, Tài chính, Kiểm toán, Marketing... thì một trong những yêu cầu không thể thiếu là phải "thành thạo tin học văn phòng". Ví dụ như:

- Vietcombank, Agribank yêu cầu có chứng chỉ tin học văn phòng

- FPT yêu cầu ứng viên phải thành thạo tin học văn phòng: MS Word, MS Excel...

- Trung tâm Mạng lưới MobiFone yêu cầu thành thạo tin học văn phòng

- Vincom tuyển dụng giám đốc nguồn cần có kỹ năng tin học văn phòng tốt. Cụ thể: Excel, Word, kỹ năng làm báo cáo, tổng hợp và xử lý số liệu...

- Viettel tuyển dụng nhân viên hành chính - nhân sự tổng hợp sử dụng thành thạo tin học văn phòng (Đặc biệt là kỹ năng EXCEL)

- Ngân hàng TMCP Quân Đội tuyển dụng phó phòng phụ trách kế hoạch yêu cầu ứng viên sử dụng thành thạo tin học văn phòng, kỹ năng tư duy tổng hợp, phân tích số liệu; triển khai kế hoạch.

- Language Link tuyển dụng trưởng phòng Marketing yêu cầu thành thạo kỹ năng Excel, tư duy xử lý dữ liệu, xây dựng hệ thống báo cáo

90% công việc hiện nay đều yêu cầu thành thạo tin học văn phòng. Có thể nói, chỉ cần thành thạo Tin học văn phòng, bạn đã tạo được ưu thế nhất định khi ứng tuyển và cơ hội thành công để kiếm được một công việc tốt là rất lớn.

2. Tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất làm việc

Trong thực tế, có rất nhiều bạn chỉ vì kém kỹ năng Tin học văn phòng mà thường xuyên phải tăng ca để hoàn thành công việc sếp giao. Trong khi, cùng với yêu cầu công việc đó, với bạn giỏi Tin học văn phòng, chỉ mất chưa đầy 10 phút để hoàn thành. Ví dụ: Tiết kiệm thời gian khi bạn có thể làm nhiều phép tính phức tạp một cách tự động trên Excel với hàng ngàn thông tin hay việc tổ chức dữ liệu trên Excel khoa học, đúng cách sẽ rút ngắn thời gian làm báo cáo, thay vì ngồi loay hoay cả mấy tiếng đồng hồ không xong.

Thành thạo tin học văn phòng cũng là một cách để tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức của chính bạn.

3. Khẳng định vị thế bản thân tại doanh nghiệp, dễ dàng thăng tiến trong công việc

Thành thạo tin học văn phòng cũng là một cách để trở nên chuyên nghiệp trong công việc:

- Tạo ra được những hiệu ứng tốt hơn khi trình bày 1 vấn đề với màu sắc đa dạng, hình ảnh chuyển động bằng kỹ năng Powerpoint.

- Tạo được báo cáo nhanh với số liệu chính xác, biểu đồ trực quan, dễ dàng giúp sếp đưa ra quyết định bằng kỹ năng Excel, PowerBI.

- Quản lý, theo dõi được nhiều việc cùng lúc hơn thay vì phải ghi nhớ trong đầu hoặc trên các sổ sách giấy…

Việc thành thạo, thậm chí là giỏi tin học văn phòng sẽ giúp bạn tạo ra được những giá trị riêng khiến doanh nghiệp luôn cần bạn.

Các kỹ năng tin học văn phòng cần học

1. Học Microsoft Word

Microsoft Word được biết đến là công cụ soạn thảo văn bản sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Microsoft Word cho phép người dùng xử lý các văn bản thô, thêm hiệu ứng về phông chữ, màu sắc, chèn hình ảnh và nhiều phương tiện khác như âm thanh, video để văn bản thêm đẹp mắt và phong phú. Ngoài ra, các công cụ kiểm tra chính tả hay ngữ pháp đa ngôn ngữ đi kèm tự động giúp hỗ trợ người dùng tránh việc mắc những lỗi khi xử lý văn bản.

Các kỹ năng Word cơ bản là:

- Nhập văn bản, định dạng về font chữ, cỡ chữ, màu chữ, chính tả của văn bản, đoạn văn trong văn bản

- Thiết lập và định dạng bảng biểu: Số ô, cột, dòng, chèn thêm ô, trộn ô, tách ô, định dạng màu bảng, đường viền,...

- Chèn hình ảnh, clipart, sơ đồ, hình khối

- Chèn ký tự đặc biệt, link web, ghi chú,...

- Trộn văn bản

- Bảo mật văn bản

- Thiết lập in ấn như khổ in, lề, đánh số trang,...

2. Học Excel

Microsoft Excel là phần mềm làm việc với bảng tính. File Excel bao gồm các ô được tạo bởi dòng số và cột chữ. Người dùng sử dụng Microsoft Excel chủ yếu để phục vụ cho công việc thống kê và tính toán. Vì vậy trong Microsoft Excel cũng có những công cụ phục vụ chính cho công việc này như xử lý bảng biểu và các hàm tính toán được thiết lập sẵn.

Do đó học Excel cần đạt những kỹ năng cơ bản như:

- Tạo bảng, định dạng các dữ liệu, kích cỡ chữ, các dòng cột, trộn, xóa,...

- Sử dụng các hàm số để lọc dữ liệu và tính toán như: If, Sum, Average, Min, Max, Year, Month, Day, ....

- Bộ lọc dữ liệu Filter theo yêu cầu để tìm dữ liệu nhanh

- Vẽ biểu đồ

- Chèn link

- Thiết lập in và bảo mật bằng password

3. Học Powerpoint

PowerPoint là công cụ để trợ giúp nhân viên tạo các slide để trình chiếu và thuyết trình về các ý tưởng, dự án của mình. Khác với việc đọc văn bản bình thường, file văn bản bằng PowerPoint có thể tự động lật giở trang văn bản như một đoạn slide ảnh để người dùng trình bày về vấn đề của mình.

Các kỹ năng PowerPoint cơ bản như:

- Chèn, tạo và chỉnh sửa các hình vẽ, biểu đồ

- Sắp xếp các đoạn văn bản và hình ảnh theo trình tự hiện

- Sử dụng các ứng dụng trình chiếu và thiết kế

- Sử dụng hiệu ứng chuyển động

- Chèn link

- Xuất file thành định dạng PDF

- Bảo mật file

4. Học các kỹ năng khác

Học phân tích dữ liệu thông qua các phần mềm nâng cao hơn như Google Data Studio, PowerBI,...

Học ngôn ngữ lập trình để tự động hóa thao tác thủ công trong công việc như VBA, Python,...

Học tin học ngay hôm nay, cơ hội sẽ rộng mở với bạn.