10 lời khuyên giải quyết công việc hiệu quả

Một “đặc điểm nhận diện” phổ biến ở những người thành công là số lượng công việc họ hoàn thành trong buổi sáng và trưa luôn nhiều hơn trong suốt cả ngày của đa số mọi người.
>>Trả lương thế nào cho win-win?
>>Tại sao người ta thích nịnh?
>>5 xu hướng tuyển dụng năm 2015

10 lời khuyên giải quyết công việc hiệu quả

Murray Newlands - doanh nhân, nhà tư vấn chiến lược, nhà đầu tư, tác giả của nhiều bài viết trên các ấn phẩm lớn – cho rằng, sở dĩ những người thành công làm được điều đó là vì họ biết cách tạo động lực để hoàn thành hết 90% công việc trước giờ ăn trưa.

Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là họ phải thức dậy vào lúc sáng tinh mơ hay phải nhốt mình trong văn phòng suốt cả buổi sáng để làm việc. Họ chỉ đơn giản là biết cách sắp xếp công việc trong ngày một cách hợp lý để rút ngắn thời gian làm việc hơn những người khác.

Theo Murray Newlands, bạn sẽ giải quyết được gần như hết mọi việc trong ngày của mình chỉ trong buổi sáng và trưa hoặc ít nhất là giảm thiểu tối đa sự căng thẳng khi rời khỏi văn phòng vào buổi chiều, nếu làm theo theo 10 lời khuyên sau đây:

1. Xử lý phần việc liên quan đến viết lách trong buổi sáng

Có nhiều nghiên cứu cho thấy rằng việc viết lách sẽ giúp bạn tập trung trí não và làm tăng năng suất lao động. Đó là lý do tại sao nhiều chuyên gia về quản lý thời gian vẫn khuyên chúng ta viết mọi thứ cần ghi nhớ ra giấy.

Nếu việc viết báo cáo, bảng ghi nhớ hoặc soạn hợp đồng là một phần thói quen trong công việc hàng ngày của bạn thì hãy xem xét và xử lý tất cả những thứ đó trong buổi sáng. Hiệu quả khả quan của các văn bản này sẽ tạo động lực để bạn thấy những việc còn lại cực kỳ đơn giản và giải quyết chúng một cách trôi chảy hơn.

2. Đặt báo thức để giải lao

Nghe thì có vẻ hơi kỳ lạ, nhưng thật sự là nghỉ ngơi sẽ giúp làm tăng năng suất lao động. Việc nghỉ giải lao định kỳ là cách tốt nhất để bạn “làm mới” lại nguồn năng lượng và tập trung tốt hơn cho những nhiệm vụ chính yếu trong ngày.

Vì vậy, hãy cài đặt chuông nhắc nhở trên đồng hồ hoặc điện thoại di động của bạn vào những khung giờ cố định mỗi ngày. Khi chuông vang lên, hãy ngừng mọi việc lại để co duỗi cơ thể, đi dạo một chút xung quanh văn phòng hoặc đi pha một cốc cà phê, lấy một ly nước…

Nhưng cũng đừng quên giới hạn thời gian giải lao trong vòng 5 hoặc 10 phút để tránh bị phân tán tư tưởng quá nhiều ra khỏi công việc còn đang dang dở.

3. Lên danh sách công việc vào đêm hôm trước

Trước khi lên giường ngủ, hãy viết ra danh sách tất cả những công việc mà bạn muốn hoàn thành ngay trong ngày hôm sau, và cả thời gian để hoàn thành chúng. Tuy nhiên, hãy chắc chắn rằng bạn “căng” thời gian đủ cho từng nhiệm vụ để không bị quá tải lịch trình làm việc của mình.

Khi giải quyết xong một công việc đã đặt ra, bạn hãy dùng bút đánh dấu lại hoặc gạch ngang tên phần việc đó trong danh sách. Còn nếu không hoàn thành được công việc nào, bạn cũng phải đánh dấu lại và đưa nó lên thứ tự ưu tiên bắt buộc phải xử lý ngay lập tức vào đầu ngày hôm sau, trước khi bắt tay vào làm bất kỳ một công việc mới nào khác.

4. Đừng chần chừ trong những quyết định

Trong quá trình làm việc, khi phải đối mặt với một vấn đề cần phải quyết định, bạn cần phải xử lý thật dứt khoát trong vòng 60 giây, và sau đó thì đừng đoán già đoán non về chúng nữa.

Trong những trường hợp cấp bách, phần lớn những quyết định đầu tiên là chính xác, nhưng chúng ta lại thường có xu hướng suy nghĩ nhiều quá nhiều dẫn đến việc làm trầm trọng hóa vấn đề. Việc này khiến bạn mất thời gian nhiều hơn mức cần thiết để đưa ra giải pháp tối ưu.

5. Tuân theo nguyên lý 80/20

Nguyên lý 80/20 về mối quan hệ giữa kết quả và nguyên nhân đã cho thấy rằng, chỉ 20% những công việc bạn làm hằng ngày đem đến 80% kết quả hoặc sản phẩm thực sự. Vì thế, hãy giới hạn lại những công việc và nhiệm vụ cần thiết đồng thời giảm thiểu những phần việc “lủng củng” có khả năng làm giảm năng suất lao động.

Đối với dự án kế tiếp cần phải triển khai, hãy lưu ý tối đa hóa hiệu quả bằng cách tạm cho qua những công việc không đem lại năng suất cao cho đến khi bạn hoàn thành hết những phần việc chính yếu.

Tuân theo nguyên lý này, nhiều khả năng bạn có thể loại bỏ được 80% công việc nhưng năng suất lao động lại tăng lên rất nhiều.

6. Không kiểm tra thư điện tử vào sáng sớm

Nếu không thật cần thiết thì đừng kiểm tra hộp thư điện tử vào buổi sáng. Bởi vì nếu như vậy, bạn đã cho người khác nắm quyền điều khiển những kế hoạch công việc vào buổi sáng của mình.

Thay vào đó, hãy dùng bữa sáng một cách thoải mái, nếu có thể thì hãy tắt kết nối hộp thư điện tử trên điện thoại và chỉ xử lí chúng trong giờ làm việc hoặc trên máy tính.
Nếu không thật cần thiết thì đừng kiểm tra hộp thư điện tử vào buổi sáng
Nếu không thật cần thiết thì đừng kiểm tra hộp thư điện tử vào buổi sáng
7. Đừng “đa năng hóa” bản thân

Thay vì cố gắng làm 10 việc cùng lúc, bạn hãy tập trung hết sức lực cho 1 công việc duy nhất vào một thời điểm. Thay đổi suy nghĩ liên tục mười lần trong ngày thật ra chỉ góp phần làm giảm năng suất lao động của bạn mà thôi.

Do đó, khi bạn làm bất cứ phần việc gì, hãy dồn hết sự tập trung để hoàn thành nó trước khi chuyển sang một phần việc khác.

8. Giữ môi trường làm việc ngăn nắp

Sự bừa bộn sẽ dễ gây mất tập trung. Hãy tưởng tượng bạn bước vào phòng làm việc của mình vào sáng sớm và phát hiện một vài tờ giấy ghi chú công việc của ngày hôm trước trên bàn, những thông tin đó ít nhiều sẽ gây “nhiễu” cho não và làm bạn mất tập trung.

Vì vậy, trước khi rời khỏi văn phòng vào mỗi buổi chiều, hãy dọn dẹp gọn gàng lại bàn làm việc của mình và sắp xếp ngăn nắp một vài thư mục quan trọng trên máy tính để ngày làm việc của bạn vào hôm sau trở nên thuận lợi hơn.

9. Dậy sớm hơn một chút

Mặc dù rất nhiều người cho rằng họ không thể nào dậy sớm được vào buổi sáng, nhưng thực tế là họ hoàn toàn có thể.

Thay vì dậy vào lúc 7 giờ rồi phải tất bật làm vệ sinh và chuẩn bị mọi thứ một cách gấp rút, hãy đặt báo thức vào lúc 6 giờ để mọi thứ được thong thả hơn. Việc này có thể bị “đánh đổi” bằng cách bạn phải lên giường sớm hơn 1 giờ đồng hồ, nhưng hầu hết mọi người đều nhận thấy họ đạt năng suất cao hơn khi bắt đầu ngày làm việc sớm hơn một chút.

10. Loại bỏ những phiền nhiễu

Có rất nhiều cách để loại bỏ phiền nhiễu, cả ở nhà lẫn ở công ty. Cách hữu hiệu nhất là trang bị một bộ tai nghe để ngăn chặn mọi tiếng ồn từ bên ngoài. Bằng cách này, bạn sẽ ngầm “thông báo” cho các đồng nghiệp biết rằng tại một vài thời điểm nhất định, bạn cần tập trung và không muốn bị làm phiền.

Nếu có phòng làm việc riêng, hãy đóng cửa lại để dễ tập trung làm việc, và dĩ nhiên là phải tắt tivi và đài phát thanh đi. Có thể bạn không nghĩ rằng những âm thanh này sẽ làm phiền mình nhưng thực tế là chúng rất dễ dàng “len lỏi” vào tâm trí và gây mất tập trung ngay cả khi bạn không chủ động lắng nghe.
Theo Doanh nhân Sài Gòn
MỚI NHẤT
Không khó khăn, không chuột Mickey
Không khó khăn, không chuột Mickey

Walt Disney là nhà sản xuất phim, đạo diễn, người viết kịch bản phim, và là họa sĩ phim hoạt họa người Mỹ. Mọi người biết đến Disney qua những thước phim hoạt hình nổi tiếng khắp thế giới, đặc biệt là ý tưởng về chú chuột biết đi có tên Mickey.

Thứ ba, 03/03/2015 - 06:55

7 tính cách cần có ở lãnh đạo tương lai
7 tính cách cần có ở lãnh đạo tương lai

Một trong những điều khó khăn đối với một người lãnh đạo là nhận diện và phát triển những người kế nhiệm.

Thứ hai, 02/03/2015 - 09:40

Tony Robbins tiết lộ bí quyết làm giàu nhanh
Tony Robbins tiết lộ bí quyết làm giàu nhanh

Không phải sử dụng ma thuật, cũng không phải chờ thời từ những tờ vé số, Tony Robbins tiết lộ 4 chiến lược cốt lõi giúp bạn lập tức thay đổi được tình hình tài chính của mình.

Chủ nhật, 01/03/2015 - 11:04

CEO Marissa Mayer và câu chuyện tiền lương tại Yahoo
CEO Marissa Mayer và câu chuyện tiền lương tại Yahoo

Yahoo chao đảo trong cuộc chiến sinh tồn, và Giám đốc điều hành Marissa Mayer đã phải để mình bị cuốn theo vòng xoáy tài chính để níu giữ nhân tài bên cạnh việc cắt giảm chi phí - tác giả quyển sách “Marissa Mayer và cuộc chiến cứu Yahoo” Nicholas Carlson viết trên Business Insider.

Thứ sáu, 27/02/2015 - 10:13

10 lời khuyên cho người mới làm sếp
10 lời khuyên cho người mới làm sếp

Lần đầu tiên làm lãnh đạo là một trải nghiệm khó khăn nhưng đầy hào hứng. Một lãnh đạo mới thường đặt nhiều mong đợi đối với bản thân và tràn đầy mong muốn nhanh chóng tạo ra những tác động tích cực cho tổ chức.

Thứ tư, 25/02/2015 - 09:22

Đội ngũ tiếp thị tương lai
Đội ngũ tiếp thị tương lai

Thế giới tiếp thị và quảng cáo đang thay đổi nhanh chóng. Cách người tiêu dùng tiếp nhận các nội dung tiếp thị và quảng cáo cũng đang thay đổi mỗi ngày. Để đạt hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần theo xu hướng phát triển này để xây dựng đội ngũ tiếp thị của mình.

Thứ hai, 23/02/2015 - 06:12

Điều gì tạo nên tầm ảnh hưởng của Steve Jobs?
Điều gì tạo nên tầm ảnh hưởng của Steve Jobs?

Steve Jobs được người ta ngưỡng mộ cả về tài năng công nghệ thông tin lẫn về kinh doanh, được xem là “nhạc trưởng nổi tiếng nhất về những vật tinh vi ở tỷ lệ siêu nhỏ” (theo tạp chí Time).

Chủ nhật, 22/02/2015 - 06:22

Bí quyết làm giàu nhanh của Tony Robbins
Bí quyết làm giàu nhanh của Tony Robbins

Không phải sử dụng ma thuật, cũng không phải chờ thời từ những tờ vé số, Tony Robbins tiết lộ 4 chiến lược cốt lõi giúp bạn lập tức thay đổi được tình hình tài chính của mình.

Chủ nhật, 22/02/2015 - 06:12

6 cảm xúc cần kiểm soát để tránh rủi ro
6 cảm xúc cần kiểm soát để tránh rủi ro

Một trong những sai lầm mọi người thường mắc phải là xem sự sợ hãi là yếu tố quan trọng để đo lường sự rủi ro. Vấn đề là những cảm xúc này không phải là điểm tựa tin cậy cho những quyết định. Khi bạn càng xúc động nhiều, suy nghĩ của bạn càng bị xáo trộn và dễ có những dự đoán sai lệch về rủi ro, hoặc đưa ra những quyết định thiếu chính xác.

Thứ bảy, 21/02/2015 - 10:36

10 sự thật bất ngờ về người đàn ông giàu nhất Trung Quốc
10 sự thật bất ngờ về người đàn ông giàu nhất Trung Quốc

Phát biểu tại hội thảo có tên “Một tầm nhìn, một ý tưởng với Jack Ma” tại Davos, Thụy Sĩ, người đàn ông giàu nhất Trung Quốc đã chia sẻ những trải nghiệm thời thơ ấu, quá trình phát triển Alibaba và quan niệm của ông về việc làm việc với Chính phủ.

Thứ sáu, 20/02/2015 - 08:59

Tiếp thị thông qua người nổi tiếng
Tiếp thị thông qua người nổi tiếng

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh gay gắt hiện nay, người tiêu dùng thường bị “dội bom” bởi rất nhiều thông điệp tiếp thị và quảng cáo từ nhiều doanh nghiệp khác nhau

Thứ tư, 18/02/2015 - 08:30

4 điều "tối kỵ" chớ nên nói với đồng nghiệp
4 điều "tối kỵ" chớ nên nói với đồng nghiệp

Dù có thân nhau tới mấy, nhưng có một số điều cơ bản “tế nhị” mà chúng ta không nên hỏi đồng nghiệp cùng làm.

Thứ ba, 17/02/2015 - 08:45

ĐÁNG QUAN TÂM
Bí quyết tìm quản lý giỏi của Warren Buffett
Bí quyết tìm quản lý giỏi của Warren Buffett

Warren Buffet từng nói "Những thay đổi trong hoạt động quản lý cũng giống như những thay đổi trong hôn nhân, chúng đau đớn, tốn nhiều thời gian và đầy may rủi".

Chủ nhật, 15/02/2015 - 06:30

Khởi nghiệp là học từ thất bại của chính mình
Khởi nghiệp là học từ thất bại của chính mình

Khi bắt tay vào xây dựng sự nghiệp, những người trẻ hay không còn trẻ này đều có chung một điểm: vô tư. Không cần biết phía trước là gì, thử thách ra sao, khó khăn thế nào, có ai cản đường hay không... họ cần mẫn, an nhiên trong suốt hành trình. Do vậy, mục tiêu của họ không là những con số mà là làm thế nào để tận hưởng từng ngày khởi nghiệp.

Thứ năm, 12/02/2015 - 10:29

5 yếu tố chi phối năng lực sáng tạo
5 yếu tố chi phối năng lực sáng tạo

"Sáng tạo như một cơ bắp, không phải là một năng lực được Chúa trời ban phát riêng cho một vài người nhất định. Chúng ta có thể rèn luyện để sức sáng tạo được phát triển mỗi ngày".

Thứ tư, 11/02/2015 - 09:08

Hành động là cốt lõi
Hành động là cốt lõi

Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta có thể giúp các chủ doanh nghiệp không ngừng mở rộng quy mô công ty? Hãy tưởng tượng nếu chúng ta có thể giúp hơn 10% doanh nghiệp khởi nghiệp tăng quy mô. Hoặc xa hơn nữa, nếu chúng ta có thể giảm con số 90% doanh nghiệp khởi nghiệp thất bại xuống còn một nửa?

Thứ bảy, 07/02/2015 - 09:42

Tiền bạc hay Đam mê?
Tiền bạc hay Đam mê?

“Nếu bạn nghiêm túc về sự nghiệp của mình và muốn thành công trên con đường đã chọn, bạn nên thực sự đam mê với nó”.

Thứ bảy, 31/01/2015 - 10:24

6 bí quyết phỏng vấn để tuyển dụng người tài
6 bí quyết phỏng vấn để tuyển dụng người tài

Sự thành công của buổi phỏng vấn không chỉ gói gọn trong những câu hỏi sâu về chuyên môn. 6 lưu ý được chia sẻ trên INC dưới đây sẽ giúp các giám đốc nhân sự hiểu được cách thức tuyển dụng và xây dựng một đội ngũ nhân viên mạnh.

Thứ sáu, 30/01/2015 - 09:49

Đặt nhân viên lên trước khách hàng
Đặt nhân viên lên trước khách hàng

Quan niệm “Khách hàng luôn luôn đúng” hay “Khách hàng là ưu tiên hàng đầu” có lẽ không còn mới mẻ gì đối với đa số doanh nghiệp. Thế nhưng, Josiah Humphrey và Mark McDonald, đồng GĐ điều hành của Cty phát triển phần mềm Appster lại có một triết lý hoạt động kinh doanh khác: Nhân viên mới là ưu tiên hàng đầu, còn khách hàng chỉ đứng ở vị trí thứ hai.

Thứ ba, 27/01/2015 - 09:53

3 câu hỏi dành cho nhân viên năng suất thấp
3 câu hỏi dành cho nhân viên năng suất thấp

Đặt câu hỏi là một trong những phương pháp hiệu quả nhất nhưng nhiều nhà quản trị nhân sự lại ít khi sử dụng. Câu hỏi luôn thúc đẩy nhân viên phải suy nghĩ nhiều hơn, đồng thời bộc lộ cách thức họ tư duy và quan điểm của họ.

Chủ nhật, 18/01/2015 - 06:29

"Bạn ở đâu 5 năm nữa?"
"Bạn ở đâu 5 năm nữa?"

Nó không có vẻ giống một câu hỏi khó nhưng câu trả lời cho câu hỏi “Bạn thấy mình ở đâu trong 5 năm nữa?” có thể gây ấn tượng hoặc phá hỏng cuộc phỏng vấn xin việc của bạn.

Thứ sáu, 16/01/2015 - 10:16

Lãnh đạo sẽ thất bại nếu làm việc quá chăm
Lãnh đạo sẽ thất bại nếu làm việc quá chăm

Nếu làm việc liên tục suốt nhiều giờ thường mang đến lợi ích cho giai đoạn đầu xây dựng sự nghiệp, thì khi bạn bước lên vị trí lãnh đạo, duy trì thói quen này sẽ gây tổn hại đến sự nghiệp. Lý do duy nhất là vì trách nhiệm công việc giờ đây đã chuyển đổi.

Thứ năm, 15/01/2015 - 10:06

15 nghề hấp dẫn nhất 2015 tại Mỹ
15 nghề hấp dẫn nhất 2015 tại Mỹ

Theo khảo sát của U.S. News & World Report, 15 nghề dưới đây được xem là tốt nhất khi thỏa mãn các yếu tố: lương cao, cân bằng cuộc sống và công việc và có triển vọng phát triển tốt trong môi trường làm việc tại Mỹ.

Thứ tư, 14/01/2015 - 03:18

4 chính sách nội bộ giữ chân nhân tài
4 chính sách nội bộ giữ chân nhân tài

Mang đến một môi trường làm việc tuyệt vời cho thấy doanh nghiệp thực sự trân trọng nhân viên. Họ sẽ ở lại với doanh nghiệp lâu hơn, cảm thấy gắn kết hơn với nơi làm việc và sẵn sàng giới thiệu doanh nghiệp đến với mọi người.

Thứ ba, 13/01/2015 - 09:59